Nos últimos anos, presenciamos uma expansão de serviços virtuais gratuitos que funcionam como repositórios de documentos para compartilhamento. Seu uso é muito válido e tem valor importante para trabalhos em grupos. A situação que se impõe é que, de fato, os profissionais estão criando arquivos paralelos aos arquivos da empresa, e isso pode criar uma situação de risco dos mais complexos para as empresas.

Notamos em nossa empresa uma grande demanda por serviços de digitalização de documentos nos últimos anos. Grande parte pode ser creditada ao crescente processo de virtualização dos processos administrativos, porém é interessante como a busca também está relacionada ao valor da sustentabilidade. O grande ponto ainda é diferenciar escanear e digitalizar, coisas bem diferentes.

Estamos há quase dois anos num ambiente de crise sanitária, e o que me chama atenção – para além do fato de saúde pública – é como essa vivência tem acelerado diversas mudanças, com impacto dos mais diversos.

Não há dúvida de que muitas das dinâmicas de trabalho, com a chegada do home office, foram alteradas de forma muito rápida – diria até que abrupta – e que está em curso uma mudança cultural sem precedentes. Difícil crer que a celeridade das mudanças seria a mesma sem a situação de pandemia. As ferramentas estavam disponíveis, mas não havia um sentimento de urgência quanto à aplicabilidade imediata.

Segundo dados da Agência Senado foram analisados 9,4 terabytes. Só para se ter uma ideia 1 tera pode armazenar 500 horas de vídeo em HD e é igual a 1.000 gigabytes. Curioso que a palavra tem origem grega, da palavra “tetra”, que significa quatro; mas também tem outra conexão, de “monstro”.

Para acesso de forma estruturada a um conjunto de documentos desse porte, e num tempo relativamente curto, de forma a saber qual documento/arquivo é relevante (e no próprio documento/arquivo quais trechos importantes) é necessário organização e método.

Cada vez mais, as PMEs precisam estar alinhadas a ferramentas gerencias que ampliam a produtividade e, consequentemente, os resultados. Durante a pandemia, houve uma verdadeira “corrida” para a digitalização de documentos. Os motivos são os mais variados, mas importante reforçar que esse processo precisa necessariamente ser feito num ambiente de gestão documental.

É notório que as grandes mudanças e aperfeiçoamentos das ferramentas administrativas gerenciais, em sua maioria, se dão no plano das grandes companhias. São elas que demandam ajustes contínuos para internalizar ganhos e boas práticas.

Isso não significa, porém, que essas mesmas ferramentas não possam ser usadas pelas micro e pequenas empresas. Pelo contrário, com eventuais ajustes para o porte e segmento dessas empresas, os avanços gerenciais trazem ganhos importantes de produtividade. Um exemplo disso é a Administração Participativa, focado em ampliar a participação dos colaboradores no processo decisório.

Dos muitos momentos mágicos da participação brasileira na Olimpíada, um particularmente me tocou, a conquista de pugilista Hebert Conceição, medalha de ouro no boxe. Ele nos deu uma lição que devemos perseguir nas nossas atividades. Ao aliar seu talento aos ensinamentos técnicos mostrou como estar preparado e seguir estratégias podem mudar os rumos de nossas trajetórias.

A Samsung SDS Soluções em Tecnologia, que oferece inúmeros serviços de transformação digital, como soluções em IA, IoT, blockchain, terceirização de data center e serviços gerenciados de infraestrutura híbrida, contará com a TÉCNICA para a Gestão Documental de seu Arquivo, com a implantação da plataforma TECSTAR WEBPLUS® BI ALERTAS.

Recente publicação da Report Linker estimou que o mercado de Software como Serviço (SaaS) deve saltar de US$ 68 bilhões para US$ 219 bilhões entre 2020 e 2027, crescendo a um CAGR (taxa de crescimento anual composta) de 18,2%. São números superlativos e que nos fazem refletir o impacto dos SaaS nos negócios.
O SaaS TÉCNICA é o Webfile, que disponibiliza aos clientes uma plataforma completa de Gestão Documental. Temos o grande desafio de integrar essa ferramenta com as diversas outros softwares utilizados por nossos clientes e garantir maior eficiência na oferta de informações e controle dos arquivos.

Acompanhamos atualmente diversos eventos que têm, em sua base, a apresentação de provas documentais, ferramenta fundamental no nosso ordenamento jurídico para a instituição de responsabilidades. No dia a dia das empresas isso não é diferente. É necessária uma sistematização adequada do processo de controle sobre os documentos gerados (desde sua criação até seu descarte), para atender eventuais demandas de órgãos públicos, de empregados e de outras empresas, evitando a criação de passivos.

Não conheço ninguém na minha trajetória de empreendedora que não concorde com a afirmação: a excelência no atendimento é fundamental para a sustentabilidade do negócio. Parece um tanto óbvio, mas, garanto, nem sempre a teoria se dá na prática. Muitas micro e pequenas empresas, principalmente as que estão há tempos no mercado e têm resultados operacionais positivos, se agarram a um modelo de sucesso e tendem a não estarem abertas as mudanças de cenários.

Situações excepcionais exigem medidas excepcionais. Muitos já disseram isso, com algumas variações e aplicada a diversas situações. Ocorre que agora, com a crise sanitária global – desafio imposto a toda a humanidade, nunca foi tão precisa. As micro, pequenas e médias empresas têm desafios, mas também oportunidades. Elas podem, por exemplo ser mais ágeis, por questões estruturais, na tomada de decisões. Por outro lado, a gestão pode se ‘apegar’ a situações já consolidadas e não dar o passo decisivo – e no tempo certo – para a manutenção sustentável do negócio.