Há muita dúvida quanto à sistemática mais efetiva para a Gestão Documental em instituições educacionais. A questão se inicia já na legislação escolar, na verdade na falta dela, para orientar procedimentos.
O adequado é organizar e implementar uma Gestão Documental, processo que envolve, entre outros pontos, indexação, tempo de guarda e avaliação de documentos que podem ser digitalizados e arquivados em nuvem.

Neste momento que as empresas estão revendo processos e procedimentos em função da pandemia causada pelo coronavírus, a gestão de documentos é um assunto que não pode sair do radar. Como em outras situações, podemos ter uma antecipação de uma tendência: a intensificação do acesso remoto aos documentos.

Se uma área nas empresas deve se mobilizar quando o assunto é Gestão Documental essa deve ser, com certeza, a de RH. O volume é imenso – em média, 40% do arquivo – e os documentos originais devem ser mantidos legalmente por períodos muito longos, e o extravio de qualquer documento pode gerar passivos desnecessários para a empresa e imensa dor de cabeça para seus empregados ou ex-empregados.

Apesar da crise sanitária que estamos vivenciando, não podemos perder o foco e deixar de lado atividades importantes, como a declaração de imposto de renda, mesmo com a prorrogação da data-limite.

Os ganhos mais do que consolidados de uma política de Gestão Documental ainda não chegam com a efetividade necessária no setor público. Por exemplo, o descarte de papéis, que pode chegar a 40% do total do arquivo inativo de uma empresa privada, possivelmente seria semelhante em instituições públicas.

Porém, pesquisa em 22 ministérios, em 2017, mostrou que, 86% não possuíam uma Política de Gestão de Documentos implantada ou registrada em documento formal. Esse documento é o norteador de toda a atividade e sem ele é difícil imaginar como as instituições podem se comportar quanto ao tema.

Um dos principais valores das instituições de saúde (hospitais, centros médicos, clínicas) é a segurança do paciente. Poucos, porém, fazem uma correlação direta entre a segurança do paciente e a Gestão Documental.

Pois bem, é fundamental essa organização. Além de sistematizar rotinas administrativas, a Gestão Documental é fundamental para garantir a excelência na troca de informações sobre e do paciente. O ponto central, claro, são os prontuários médicos que, reforçando, é um documento do paciente!

O tema é recorrente, mas merece ser revisitado: os serviços de armazenamento de documentos em nuvem são, como dizem, um caminho sem volta. Agora, neste momento, o importante para as empresas é avaliar qual caminho e como segui-lo.
Os serviços em nuvem têm atrativos muito relevantes: redução de custos, simplificação de processos, grande capacidade de armazenamento de dados – mas há de se pensar em alguns pontos fundamentais para que o armazenamento em nuvem não traga dores de cabeça para os gestores.

Não importa o tamanho de sua empresa, uma coisa é certa: ela vai gerar uma série de documentos – em todas as áreas, com importância variada, obrigatórios ou não do ponto de vista legal e cada qual com seu tempo de vida.
E arquivos desorganizados (físico ou digital) podem gerar perda de produtividade, gastos desnecessários, além de abrir espaço para a criação de passivos de toda ordem, desde tributários até trabalhistas.

No âmbito do Programa de Desempenho – Avaliação de Desempenho, a Técnica incentiva a capacitação contínua de seus profissionais. Ao longo de 2019, todos os arquivistas passaram por atualizações e três colaboradores concluíram o Curso Prático de Organização de Arquivos (acompanhe os depoimentos).

Em agosto a Técnica Gestão Documental celebra 32 anos de atividades. É um feito e tanto para uma empresa que surgiu com uma proposta, à época, inédita de oferecer soluções para os arquivos das empresas. Saiba Mais.

No dia 29 de agosto, a gestora da Técnica, Suely Dias dos Santos, vai ministrar treinamento via webconferência (webinar) sobre “Como estabelecer processos e procedimentos ágeis e produtivos para o negócio”, com foco em micros, pequenas e médias empresas. Veja como participar acessando aqui. A capacitação será gratuita.

Por sua característica, o BPO, muitas vezes, é considerado uma ferramenta que atende apenas grandes corporações. Isso é um equívoco, pois as ferramentas podem – e devem – ser adaptadas para qualquer modelo de negócio. Pensando dessa forma, a Técnica criou uma solução específica para pequenas empresas – e ampliou a abordagem, atuando como uma consultoria completa para otimizar e racionalizar processos e fluxos internos.