Numa abordagem orgânica de um arquivo, seja ele físico ou digital, a etapa de acompanhamento, por vezes, não é tão assertiva quanto o desejado. Em linhas gerais, há diretrizes bem consolidadas para saber como e por quanto tempo arquivar, com possibilidade de indicadores automáticos para o follow up de documentos.
A partir do momento que, por exemplo, se inclui no arquivo um documento que necessariamente deverá ser revisto num prazo conhecido é necessário que o follow up desse documento seja de conhecimento integrado e feito de forma simples e segura. Por isso, a importância de follow ups automatizados, com sinalizadores de alertas para os responsáveis.
Se a empresa mantém documentos com datas de expiração e estes são monitorados continuamente por órgãos regulares ou outras instituições (públicas ou privadas), o acompanhamento não é apenas necessário; ele é crítico. O descontrole pode gerar passivos que resultam em perda de negócios, multas etc.
Neste momento de crise sanitária global, esses documentos se tornam, em alguns casos, ainda mais sensíveis. Por exemplo, nessa corrida tecnológica para a produção de vacinas. Os protocolos de segurança – um conjunto de documentos que vão amparar consultas regulares de diferentes órgãos – devem ter acompanhamento contínuo. Na verdade, processos de excelência, como este citado, desde sempre funcionam dessa forma, só estão agora sendo acompanhados mais de perto pelo interesse coletivo no desenvolvimento do produto.
Para nós, que atuamos na Gestão Documental, a mensagem é bem clara: acompanhamento automatizado para o controle do arquivo é um item indispensável para a ampliar a produtividade do seu negócio e, importante, minimizar riscos.
Suely Dias dos Santos
CEO da Técnica Gestão Documental
