A abordagem sobre o impacto da Inteligência Artificial na Gestão Documental tende a reforçar o aumento substancial da automação das tarefas e processos. Sim, isso é fato e já está ocorrendo em diferentes graus. Acredito, porém, que rapidamente outras vantagens e benefícios serão listados, principalmente pela integração de outros processos que podem ou não preceder … Continua

Chegamos ao final de 2023 e muitos micro e pequenos empresários estão com uma sensação de superação. Superar, aliás, é palavra obrigatória na cartilha desses empreendedores, mas acredito que neste ano foi mais intenso. Minha sensação está ligada ao ciclo pós-pandemia, que vivenciamos fortemente na TÉCNICA.

Agradecemos aos nossos clientes pela confiança e desejamos os clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores boas festas e um 2024 de realizações!

No início de novembro, o estado de São Paulo, notadamente a capital, sofreu com ventos que levaram abaixo árvores, postes, telhados, gerando falta de energia elétrica para mais de 4 milhões de domicílios residenciais e comerciais em cerca de 30 cidades. Na região metropolitana foram 2,1 milhões, e a falta de energia, que em alguns lugares demorou cinco dias para ser reestabelecida, gerou diversas perdas.

Neste momento, quero apenas abordar as perdas econômicas. Inúmeros estabelecimentos, por exemplo, perderam alimentos que necessitavam de refrigeração, outros tiveram equipamentos elétricos danificados. Para minimizar os prejuízos, porém, tudo deve estar documentado!

Todas as pessoas que atuam em Gestão de Pessoas de grandes empresas sabem como é desafiador manter o controle rigoroso de toda a documentação exigida por questões legais e por políticas internas. São gerados muitos e muitos documentos, físicos e/ou digitais, e todos têm sua importância.

Agora, isso não é um desafio exclusivo de empresas de maior porte. Pelo contrário, a legislação é semelhante para as PMEs, portanto, esse é um setor que precisa, desde sempre, ser olhado com muita atenção pelos empreendedores, para evitar a criação de um passivo que pode, em situação extrema, colocar o próprio negócio em risco.

O título questionador do ditado popular me vem sempre em mente quando me deparo com profissionais que pedem urgência máxima para a organização dos arquivos de suas empresas. Isso não é um fato novo, nessas mais de três décadas de atuação na Gestão Documental sempre existiu essa urgência, que agora é urgentíssima.

O fato é que a pressa pode ou não ser inimiga da perfeição. Depende de inúmeras variáveis. Na confecção de um contrato para prestação de serviços de digitalização de arquivos, por exemplo, ela pode ser rápida, mas existem parâmetros que são necessários para anteder a agilidade solicitada. Quantas caixas existem no arquivo? De que forma os arquivos estão organizados? Existe um processo estabelecido para a entrada, guarda e descarte? Quais seus parâmetros? Etc. etc.

Quando avalio em retrospectiva a trajetória da TÉCNICA sinto que valeu a pena! Essa história começa quando trabalhava como secretária executiva e percebi a dificuldade e o tempo perdido para encontrar documentos. Isso me levou a estruturar uma metodologia, reconhecida pela Biblioteca Nacional, e que foi a base da minha trajetória empresarial.

Por isso, celebrar a fundação da empresa, agora neste mês de agosto, é reforçar a manutenção do nosso principal valor: oferecer as melhores soluções em Gestão Documental.

Muitos empreendedores à frente de micro e pequenas empresas acreditam que focar na atividade principal será suficiente para o bom desempenho do negócio. Isso se dá, em grande parte dos casos, porque os empreendedores não percebem que a gestão potencializa resultados.

Os negócios podem ter resultados muito positivos, mas, com o passar do tempo, a falta de processos ou – o que mais ocorre – a imprecisão dos processos, por centralização excessiva ou falta de mapeamento completo antes de sua implementação, podem gerar prejuízos e passivos que consomem esses mesmos resultados.

A Gestão de Documentos, historicamente, sempre esteve alinhada aos principais avanços tecnológicos. Vale lembrar que há muito tempo nos referimos a Gestão de Documentos Eletrônicos (GED), que utiliza uma série de soluções tecnológicas para garantir a entrada, saída, descarte, localização e armazenamento de documentos de maneira ágil e eficiente.

Tendo como base essa premissa podemos vislumbrar que a machine learning (aprendizado das máquinas) vai impactar – ou, melhor, já está impactando – as novas soluções que estão sendo estruturadas para os arquivos. E sempre tendo como foco tornar a gestão mais ágil, eficiente e segura para as empresas.

“No Brasil, até o passado é incerto”. A frase é muito conhecida e atribuída ao ex-ministro Pedro Malan. Acredito que tenha sido uma construção coletiva dada as inúmeras vezes que deparamos com situações que deveriam estar resolvidas e paradas no passado, mas que não estão e nos atormentam vez por outra.

Na minha área, deparo com a questão do decreto 10.278 de março de 2020. Ele estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos dos documentos originais. Mas, por enquanto, os gestores têm receio de digitalizar e destruir o papel.

Neste ano, a declaração de Imposto de Renda tem como grande inovação a declaração pré-preenchida, modalidade que vai além da importação de dados da declaração do ano anterior. Ele “puxa” informações atualizadas da base de dados da Receita Federal sobre bens e salários do contribuinte referente ao ano de 2022.

Mas nem todos os documentos estarão na base. É importante guardar todos os documentos, pois podem ser solicitados em caso de a declaração ser inserida na malha fina. Para ficar tranquilo quanto à sua declaração fique atento: os documentos precisam ser guardados por cinco anos para comprovação em caso de investigação da Receita Federal.

Recentemente tive acesso a um grande arquivo de trabalhos acadêmicos. Eram uma infinidade de artigos e informações relevantes com um conteúdo muito interessante. O problema: tudo estava em papel. Acredito, e isso é apenas uma percepção, que, de uns tempos para cá, tudo o que foi produzido já está no espaço virtual, em diferentes formatos, e disponíveis para consulta. Mas, fica a pergunta: e as produções mais antigas, que formaram a base do conhecimento atual? Estão disponíveis para fácil consulta?

Imagine saber exatamente de que lavra veio o ouro do seu anel? Ou consultar um QR Code para saber todo o caminho percorrido pela farinha de trigo, desde a semeadura do trigo, que vai usar para fazer um pão caseiro? Isso é absolutamente possível – tanto que algumas iniciativas nesse sentido já existem – mas ainda muito aquém das possibilidades tecnológicas disponíveis hoje no mercado.

Um dos pilares dessa fiscalização de que o consumidor pode fazer é tornar todo o processo digitalizado. Ao transformar dados físicos em dados digitais, fica muito mais fácil monitorar todo o processo. Penso que isso não deveria ser de interesse apenas de cidadãos que querem práticas mais sustentáveis. Deveria ser de interesse do Estado, como ferramenta imprescindível para, por exemplo, reinventar políticas fiscal e tributária.