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Há anos a terceirização de serviços é uma opção interessante para potencializar resultados, sejam eles operacionais ou financeiros. Por um lado, a contratante tem a vantagem de focar na sua atividade principal e contar com uma contratada especialista no tema, que, em geral, desenvolve a prestação de serviço com altos padrões de excelência.

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São inúmeros e vastamente conhecidos os desafios ao empreendedorismo: burocracia excessiva, carga tributária alta e complexa, dificuldade de acesso a linhas de créditos, gestão financeira e de pessoas. Em 2020, adicione-se a crise sanitária global. As micro e pequenas empresas cabiam se adequarem o mais rapidamente possível ao novo momento histórico para continuar.

Numa abordagem orgânica de um arquivo, seja ele físico ou digital, a etapa de acompanhamento, por vezes, não é tão assertiva quanto o desejado. Em linhas gerais, há diretrizes bem consolidadas para saber como e por quanto tempo arquivar, com possibilidade de indicadores automáticos para o follow up de documentos. Por isso, a importância de follow ups automatizados, com sinalizadores de alertas para os responsáveis.

Afinal, o arquivista será uma profissão fadada a acabar por conta das ferramentas digitais que cada vez mais estão sendo incorporadas ao processo de gestão documental?
Suely nossa CEO, entende que não, pelo menos não no curto ou médio prazos, e ela explica neste artigo.

O restrito controle de gastos é uma das ferramentas mais relevantes para controlar e manter a saúde financeira das empresas – e mesmo das finanças pessoais. Sem um controle efetivo dos gastos, desequilíbrios pontuais podem se tornar estruturais e comprometer a funcionalidade das operações. Quero reforçar como arquivos organizados e usados de forma estratégica podem ser extremamente valiosos.

Passados alguns meses do início das restrições impostas pela pandemia, algumas situações já podem ser percebidas – e são indicadoras de que, por exemplo, tendências de longo prazo passaram a ser urgências de curtíssimo prazo. O exemplo mais relevante é o aprofundamento do home office.

“Levar” o trabalho, de forma integral, para casa ou para qualquer outro lugar que o profissional queira é uma experiência nova e, portanto, vai exigir um aprofundamento dos debates em torno da revisão de processos.

Fica cada vez mais evidente que praticamente todos procedimentos e práticas administrativas foram ou estão sendo revistos. Entendo que a pandemia, de certa forma, antecipou ou apressou essa ruptura, com grande celeridade na adoção ou aprofundamento de soluções digitais.
As instituições de ensino não fogem desse novo cenário. A digitalização dos documentos e o arquivamento em nuvem já são uma realidade em algumas instituições, uma solução que precisa ser levada em conta por escolas, principalmente de médio e pequeno portes.

A crise sanitária deu celeridade a algumas tendências no mundo corporativo, como a inclusão do home office na rotina. Essas mudanças são viáveis pelo estágio atual das ferramentas online. Sem elas, seria praticamente impossível aprofundarmos uma série de atividades.
Vários pontos, porém, deverão ser revistos, num processo natural de melhoria e existem algumas questões para potencializar a eficiência e, consequentemente, os resultados, e uma delas é organizar processos.

Há muita dúvida quanto à sistemática mais efetiva para a Gestão Documental em instituições educacionais. A questão se inicia já na legislação escolar, na verdade na falta dela, para orientar procedimentos.
O adequado é organizar e implementar uma Gestão Documental, processo que envolve, entre outros pontos, indexação, tempo de guarda e avaliação de documentos que podem ser digitalizados e arquivados em nuvem.