É interessante como sempre que se noticia grandes problemas contáveis (dolosos ou não), a base com muita frequência está nos documentos das próprias empresas (ou no “sumiço” deles em alguns casos).

Mesmo na gestão pública são os documentos responsáveis por nos trazer uma visão mais consistente dos fatos. A falta deles, em geral, prejudica futuras gestões por eliminar registros que deveriam servir como base para a tomada de decisões. Também não deixa de ser interessante que, mesmo com sua absoluta relevância para a administração das empresas, essas mesmas empresas se preocupam muito pouco com os arquivos – físicos, digitais, inativos ou ativos.

O ano de 2022 está se encerrando. E este é um bom momento para fazermos um balanço de nossas vidas. Tenho que agradecer imensamente a parceria construída ao longo dos anos com nossos colaboradores e clientes, permitindo que a TÉCNICA celebre 35 anos de atividades.

É um grande desafio estar à frente de uma pequena empresa. Ainda mais, acredito, quando essa empresa atende em sua maioria clientes de grande porte e de diversos segmentos econômicos. Temos que ser muito assertivos e resilientes para atender com excelência as demandas e diretrizes dos clientes, cada qual com seus processos, sua cultura, suas estratégias, suas ferramentas, enfim sua história

Os dicionários de Língua Portuguesa trazem inúmeras definições sobre a palavra Qualidade. Tanto profissional quanto pessoalmente, gosto particularmente daquela que define qualidade como “grau de perfeição, de precisão ou de conformidade a certo padrão”.

A palavra “padrão”, entendo ser fundamental nessa definição. Padrão é volátil, normalmente algo que evolui conforme as necessidades estabelecidas vão sendo atendidas. A partir daí, criam-se outras – em empresas é sinônimo de “melhoria contínua”.

Contratar empresas especializadas em determinados serviços para, principalmente, gerar maior eficiência em setores que não são relacionados ao core business, é uma prática há tempos recorrente no mundo empresarial.

Porém, temos acompanhado um movimento cada vez maior não só por serviços terceirizados considerados operacionais, mas também por serviços considerados mais estratégicos. Ou seja, não estamos falando somente de serviços de facilities, como portaria, limpeza, mas de gestão financeira, serviços de recursos humanos e gerenciamento de documentos.

A tecnologia 5G está dando seus primeiros passos em solo brasileiro. Ainda temos muito pela frente, já que a implantação das redes móveis de quinta geração estão se estruturando e vivenciamos o que podemos chamar de uma transição do 4G para o 5G, com o 5G DDS.
Na Gestão Documental será, como todos os outros processos, impactado. A tecnologia vai agregar em muito o desempenho de aplicativos e outros sistemas de gestão, como o WEBPLUS® da TÉCNICA. Os acessos e a digitalização, por exemplo, serão mais rápidos – instantâneos; a produtividade dos arquivos digitais será maior.

Este mês de agosto é muito especial. Há 35 anos, mais precisamente no dia 27 de agosto, criei a TÉCNICA baseada na minha experiência como secretária executiva de que havia uma demanda a ser atendida.

E, como pude comprovar na prática, havia mesmo. Olhando agora para aquele momento, a ideia foi audaciosa: largar a estabilidade de um emprego formal e partir para um negócio próprio. Atualmente chamamos isso de empreendedorismo.

Com equipes treinadas na Metodologia TECSTAR®, ferramenta que criei e que foi reconhecida pela Biblioteca Nacional, não paramos. Focamos na excelência e no acompanhamento constante das mudanças administrativas, gerenciais e tecnológicas com impacto direto na Gestão Documental.

Pagamentos em duplicidade, extravio de recibos de pagamento, falta de comprovantes gerando multas e/ou passivos de toda ordem – desde trabalhistas até tributários, descontrole de fluxo de caixa. A lista é longa, porém todos os itens têm um ponto em comum: a desorganização de documentos na área financeira das empresas.

E todo esse risco pode ser minimizado com a implementação de uma política consistente de Gestão Documental, uma das formas mais assertivas para estabelecer um ambiente seguro para o arquivo.

Documentos ocupam espaço, muito espaço nas empresas. Apesar da legislação já prever a digitalização e guarda em nuvem, por muito tempo vamos conviver com documentos físicos. Existe a possibilidade de digitalização – seguindo toda a legislação e sistematizando os documentos virtualmente para que sejam rastreáveis com segurança e eficácia.

Quero focar, porém, na guarda externa dos documentos, instrumento muito válido diante de arquivos que ocupam espaços internos que podem ser utilizados de outras formas.

Nessa trajetória atuando na organização de arquivos, na gestão de documentos, muitas vezes me deparo com situações conflitantes. Explico: há um desejo de racionalizar o arquivo (basicamente garantir entrada, rastreabilidade e descarte de forma qualificada), porém a expectativa quase sempre inclui uma rapidez e gastos operacionais incompatíveis com o desafio de um arquivo desorganizado por anos.

Gestão de Documentos requer, necessariamente, implementação de processos; e isso inclui mapeamento, cronogramas, faseamento de etapas, análises decisórias.

A relação franqueador – franqueado é pautada num conjunto documental bem robusto, que dá segurança jurídica para que os negócios possam fluir com cada parte sabendo exatamente seus direitos e obrigações. Fica claro que a Gestão Documental se torna peça relevante nessa relação. A falta de Gestão Documental pode gerar ruídos na relação e, eventualmente, também passivos para o franqueado e para a rede franqueadora, pois pode haver decisão jurídica de corresponsabilidade.

Quase 4 milhões de empreendedores formalizaram micro/pequenas empresas ou registraram como MEIs – microempreendedores individuais. Esse número é cerca de 20% maior do que o de 2020. Os motivos são muitos, mas é importante, para aqueles interessados na manutenção sustentável de seu novo negócio no longo prazo que, desde já, tenha foco na ordenação administrativa.

Entender que há uma necessidade imediata de gestão que acompanhe a evolução da empresa é um passo enorme para evitar dores de cabeça futuras, como extravios de documentos ou demora na localização. Acreditem: o processo de implementação de uma gestão administrativa eficiente é relativamente simples e pouco oneroso, porém quando não feita de forma adequada abre espaço para passivos muito preocupantes.

Nos últimos anos, presenciamos uma expansão de serviços virtuais gratuitos que funcionam como repositórios de documentos para compartilhamento. Seu uso é muito válido e tem valor importante para trabalhos em grupos. A situação que se impõe é que, de fato, os profissionais estão criando arquivos paralelos aos arquivos da empresa, e isso pode criar uma situação de risco dos mais complexos para as empresas.