Processos e Gestão de Documentos


Nessa trajetória atuando na organização de arquivos, na gestão de documentos, muitas vezes me deparo com situações conflitantes. Explico: há um desejo de racionalizar o arquivo (basicamente garantir entrada, rastreabilidade e descarte de forma qualificada), porém a expectativa quase sempre inclui uma rapidez e gastos operacionais incompatíveis com o desafio de um arquivo desorganizado por anos.

Gestão de Documentos requer, necessariamente, implementação de processos; e isso inclui mapeamento, cronogramas, faseamento de etapas, análises decisórias.

Nos últimos anos com a ampliação nas empresas de temas como compliance, e, também, com a criação de estruturas organizacionais de PMO, que visa exatamente padronizar processos de governança e gerenciar projetos, vislumbrei uma mudança nas expectativas quanto aos arquivos. Mas, isso não tem ocorrido, ou não tem ocorrido de maneira assertiva como em outras áreas.

Percebe-se que, apesar de se saber que o arquivo físico ou digital deve ser organizado e gerar valor, não há uma percepção mais abrangente dessa necessidade virar um plano de ação consistente. Isso só se altera, e temos vários exemplos, quando a empresa fica vulnerável por falta de determinado documento – que pode ter se perdido ou não está facilmente rastreável. Ou seja, quando a desorganização bate a porta e ameaça gerar um passivo importante.

Soluções existem, porém a falta de alinhamento de expectativas tem gerado um descompasso entre tornar eficiente o arquivo e simplesmente tirar o problema da frente (o que, de resto, pode ser feito e dá resultados num curto espaço de tempo). Voltamos ao ponto inicial, levar excelência ao arquivo requer processos – inclusive na digitalização dos documentos (sem processos a desorganização física se transforma em desorganização digital).

 

Suely Dias dos Santos

CEO da TÉCNICA Gestão Documental