É interessante como sempre que se noticia grandes problemas contáveis (dolosos ou não), a base com muita frequência está nos documentos das próprias empresas (ou no “sumiço” deles em alguns casos).
Mesmo na gestão pública são os documentos responsáveis por nos trazer uma visão mais consistente dos fatos. A falta deles, em geral, prejudica futuras gestões por eliminar registros que deveriam servir como base para a tomada de decisões. Recentemente, o grupo de transição do governo federal comentou sobre documentos desaparecidos e apagões de dados.
Também não deixa de ser interessante que, mesmo com sua absoluta relevância para a administração das empresas, essas mesmas empresas se preocupam muito pouco com os arquivos – físicos, digitais, inativos ou ativos. Presenciei na minha carreira inúmeras situações de absoluto descaso, como a entrega de milhares de documentos sem controle prévio para guarda externa, arquivos construídos em áreas alagáveis de parques industriais, arquivos controlados por profissionais sem qualificação técnica, enfim a lista é longa e, para mim, dolorosa.
Entendo que as empresas precisam, de uma vez por todas, entender o valor estratégico de um arquivo. E não apenas valorizá-lo depois de tomar uma multa de algum órgão público por não apresentar alguma comprovação solicitada (e que foi cumprida pela empresa, mas sem documentos comprobatórios).
As incertezas que rondam um arquivo são facilmente solucionadas com tecnologia e profissionais qualificados. E, acreditem, custa bem menos do que se imagina.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
