A abordagem sobre o impacto da Inteligência Artificial na Gestão Documental tende a reforçar o aumento substancial da automação das tarefas e processos. Sim, isso é fato e já está ocorrendo em diferentes graus.
Acredito, porém, que rapidamente outras vantagens e benefícios serão listados, principalmente pela integração de outros processos que podem ou não preceder a Gestão Documental propriamente dita. Por exemplo: num escritório de advocacia, a IA pode tornar processos menos burocráticos e reduzir o tempo de análise dos documentos, o que, num ponto seguinte, facilita a guarda desse documento digital ou em papel.
Outra atuação é na digitalização de documentos. É possível ganhar escala e tornar o processo mais ágil, pois a Inteligência Artificial analisa e classifica o documento a partir de parâmetros pré-estabelecidos. Outra vantagem enorme: a tecnologia pode buscar por dados específicos, como valores e fornecedores, com o uso da OCR – reconhecimento óptico de caracteres, tudo isso numa velocidade muito acima do que estamos acostumados.
Muito pode ser feito, porém cabe ressaltar que há um caminho de aprendizado da IA, a machine learning. Se não for estrutura de maneira adequada, os resultados não serão os esperados. Aliás, como em qualquer outra tecnologia, se quem vai utilizar não souber o que exatamente deseja e como quer utilizar a ferramenta, a possibilidade de resultados insatisfatórios é enorme.
Os profissionais e as empresas da área de Gestão Documental estão se atualizando, buscando garantir que os clientes possam ter o melhor resultado possível, com uma gestão mais ágil, eficiente e segura para seus arquivos empresariais.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
