Pagamentos em duplicidade, extravio de recibos de pagamento na área financeira, falta de comprovantes gerando multas e/ou passivos de toda ordem – desde trabalhistas até tributários, descontrole de fluxo de caixa.
A lista é longa, porém todos os itens têm um ponto em comum: a desorganização de documentos na área financeira das empresas.
É notório que a área financeira é uma das mais sensíveis em qualquer empresa. Qualquer incorreção, esquecimento ou falha pode gerar sérios prejuízos que, em casos extremos, podem colocar a sustentabilidade do negócio em risco. E mais: com o aprofundamento do compliance nas empresas, norteando os padrões e procedimentos éticos, maior será a necessidade de controle e rastreabilidade de todas as informações financeiras.
E todo esse risco pode ser minimizado com a implementação de uma política consistente de Gestão Documental, uma das formas mais assertivas para estabelecer um ambiente seguro para o arquivo (na entrada, armazenamento e descarte de todos os documentos, sejam eles físicos ou digitais).
Outros ganhos
Além de garantir a segurança e preservação do documento, a área financeira tem outros ganhos com a Gestão Documental: liberação de espaço (seja por descarte, visto que nossa experiência indica que até 50% dos papéis podem ser descartados de forma segura, ou pela digitalização do documento) e de recursos (seja o menor tempo de busca por determinado documento, ou de dinheiro mesmo, por conta de todos os ganhos citados até aqui).
Não buscar a excelência para o arquivo, principalmente o da área financeira, é prejuízo certo em algum momento para sua empresa.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
