Terceirização de arquivos: confiança e expertise


Há anos a terceirização de serviços é uma opção interessante para potencializar resultados, sejam eles operacionais ou financeiros. A contratante tem a vantagem de focar na sua atividade principal e contar com uma contratada especialista no tema, que, em geral, desenvolve a prestação de serviço com altos padrões de excelência.

A evolução natural dos negócios levou complexidade à terceirização, ou outsourcing, como a importância de os colaboradores que vão atuar nas empresas contratantes serem treinados de forma a conhecer não só o trabalho em si, mas também a cultura e dinâmica organizacional das contratantes.

Entendo que isso é, hoje, fundamental para a excelência da prestação de serviços. É necessário aliar confiança (relacionada à cultura) à expertise (relacionado ao saber fazer com excelência). Infelizmente, temos inúmeros exemplos recentes de empresas contratantes que tiveram problemas extremos com contratadas.

Assim, em linhas gerais, fica claro que terceirizar deve ser uma decisão estratégica, no qual o custo é um dos fatores que devem ser levados em consideração, mas não o único.

Nós, da Técnica, somos um dos pioneiros na terceirização de arquivos e implementação de gestão e política documental em empresas, com operações nessa área há mais de duas décadas. Essas longas parcerias nos ensinaram muita coisa, a maior delas de que a cultura da empresa contratante deve ser reconhecida como a linha central de atuação nos arquivos terceirizados in house,

Claro que há um complexo equilíbrio nessa atuação. A Técnica tem sua cultura, tem suas regras e atribuições e isso pode gerar algum ruído junto aos colaboradores que atuam nas empresas contratantes. Transparência e treinamento são as armas para equacionar essa relação.

Dessa forma, com times mais comprometidos e alinhados, os resultados tendem a ser mais positivos.

 

Suely Dias dos Santos

CEO da Técnica Gestão Documental