O controle de gastos e os arquivos


O restrito controle de gastos é uma das ferramentas mais relevantes para controlar e manter a saúde financeira das empresas – e mesmo das finanças pessoais. Sem um controle efetivo dos gastos, desequilíbrios pontuais podem se tornar estruturais e comprometer a funcionalidade das operações.

Tenho pouco a acrescentar sobre a questão da importância do controle de gastos – visto que o tema é recorrente e amplamente estudado nas empresas, porém quero reforçar como arquivos organizados e usados de forma estratégica podem ser extremamente valiosos.

A correta “entrada” dos documentos no arquivo é o ponto inicial. Estruturados de forma a oferecer informações rápidas e assertivas, eles podem gerar relatórios imediatos sobre os gastos e seus respectivos comprovantes.

Pode parecer óbvio que os gastos devem estar acompanhados pelos respectivos comprovantes – e validados por autorizações das áreas e/ou contratos –, mas acreditem isso não é tão linear. Ocorre que, por exemplo, gastos em cartões corporativos nem sempre estão acompanhados das devidas comprovações individuais de cada gasto.

Pequenos descompassados, que podem pesar muito em momentos de retração dos negócios e dos resultados, são detectados de forma imediata e, portanto, podem contribuir para ajustar rotas, rever processos e, consequentemente, manter a saúde financeira da operação.

Suely Dias dos Santos

CEO da Técnica Gestão Documental