Arquivos em nuvem, solução para instituições de ensino.


Fica cada vez mais evidente que praticamente todos procedimentos e práticas administrativas foram ou estão sendo revistos. Entendo que a pandemia, de certa forma, antecipou ou apressou essa ruptura, com grande celeridade na adoção ou aprofundamento de soluções digitais.

As instituições de ensino não fogem desse novo cenário. Para além das mudanças que vão impactar no ensino propriamente dito e a relação entre escola, alunos e professores, essas empresas também têm uma série de demandas administrativas e gerenciais.

Especificamente quanto à Gestão de Documentos, vale lembrar que as escolas geram um volume considerável de documentos. Todo o processo acadêmico, livros de matrículas, além é claro dos documentos comuns a todas as empresas, como previdenciários, trabalhistas etc.

Esses documentos são acessados, em grande parte, para atender demandas de alunos – e as escolas precisam garantir a guarda do documento e o rápido atendimento.

A digitalização dos documentos e o arquivamento em nuvem já são uma realidade em algumas instituições, uma solução que precisa ser levada em conta por escolas, principalmente de médio e pequeno portes. Dessa forma, estarão mais alinhadas ao momento atual e a necessária digitalização dos processos.

O alerta fica por conta da fase inicial do projeto. Para garantir maior produtividade, o adequado é organizar e implementar uma Gestão Documental, processo que envolve, entre outros pontos, indexação, tempo de guarda e avaliação de documentos que podem ser digitalizados e arquivados em nuvem. Sem esse cuidado, a instituição de ensino não terá o resultado esperado.

 

Suely Dias dos Santos

CEO da Técnica Gestão Documental