Gestão de Documentos no Colégio São Luís – legado de alto valor


Uma das mais tradicionais instituições de ensino de São Paulo, o Colégio São Luís foi fundado há 150 anos e está instalado na avenida Paulista desde 1918. No início de 2017, a área de Serviços Gerais avaliou a necessidade de mudança física do Arquivo. Quando o planejamento para a mudança foi iniciado se detectou a necessidade de uma intervenção prévia para a Gestão de Documentos, envolvendo a organização, racionalização e digitalização dos documentos. “Optamos, então, por atuar de forma simultânea aproveitando o momento de mudança física para aperfeiçoar e tornar o Arquivo Inativo mais eficiente”, observa Flávio Rodrigues Pinto, Gerente de Serviço Geral do Colégio São Luís.

Para desenvolver esse trabalho, o Colégio São Luís firmou parceria, em julho de 2017, com a Técnica Gestão Documental. Nesse mesmo mês, aproveitando as férias escolares, o arquivo que ocupava um andar do bloco B e parte do andar térreo (cerca de 150 metros quadrados) foi transferido para o novo espaço preparado para receber o Centro de Documentação – CEDOC. E foi a partir daí que, como avalia Flávio, foi organizada a fase mais desafiadora do projeto: definir a nova formatação e padronização do CEDOC.

A meta era estabelecer um procedimento comum de arquivamento para todas as áreas, pode parecer simples, mas não é. Havia a necessidade de alinhamento corporativo e fazer com que, efetivamente, todos confiassem nos padrões estabelecidos”, relembra Flávio. Todo o processo foi desenvolvido com a participação dos setores usuários, que foram posteriormente treinados para atuar no novo modelo.

Gestão de Documentos com a plataforma Tecstar WEBPLUS®

O trabalho de organização, racionalização, digitalização e inclusão dos documentos na plataforma Tecstar WEBPLUS® BI ALERTAS levou 12 meses. Essa plataforma desenvolvida pela Técnica permite o acesso a plataforma WEB. Foram registradas 4.770 caixas com mais de 83 mil documentos, indexados em 205 tipos. Também vale registrar a redução do espaço ocupado em quase 50% (de 150 metros quadrados para cerca de 78 metros quadrados).

A Técnica atuou com muita seriedade no trato com nosso ativo documental. Hoje os usuários – já familiarizados com os métodos – são unânimes em avaliar positivamente a nova dinâmica do Arquivo Inativo”, relata Flávio. Agora tem início o planejamento para contemplar a mudança do Colégio São Luís de seu endereço histórico na avenida Paulista para a região do Ibirapuera, previsto para 2020. “Será outro projeto desafiador”, conclui.

Parabenizo o Colégio São Luís pela forma competente que traçou o seu plano de ação, objetivando criar o seu CEDOC. Dessa forma, o colégio passa a ser uma referência em boas práticas na gestão de documentos”, ressalta Suely Dias dos Santos, CEO da Técnica.