É intrínseco ao empreendedorismo atuar de forma planejada e estratégica para o atendimento aos objetivos e metas preestabelecidos. E porque é importante estabelecer metas? De maneira muito simples, basicamente porque é a partir delas que as empresas estabelecem planos de ação.
Normalmente os empreendedores têm muito claro os objetivos e metas dos seus negócios. Porém, na minha experiência, atuando e acompanhando a evolução do mercado de Gestão Documental e em contatos com negócios em início de pequenas e médias empresas, percebo que a maioria dos empreendedores não inclui em seus planos a gestão dos documentos. Para usar o coloquial, “a coisa vai acontecendo”, as vendas são realizadas, os documentos vão sendo gerados e colocados numa rede ou numa caixa de arquivos sem plano de organização algum.
Pode parecer uma preocupação desnecessária num início de negócio, mas não é. A operacionalização do negócio, qualquer que seja seu porte ou área de atividade, vai gerar um conjunto de documentos que precisam ser organizados desde o primeiro momento. Sem isso, crescem arquivos físicos e / ou digitais totalmente desorganizados impactando nos resultados. Pode não impactar num primeiro momento, porém, com o passar do tempo, as dificuldades aparecem.
Lembremos: gerar, arquivar e destruir um documento é um processo! E deve ser tratado como parte integrante dos processos do negócio.
Foco nos resultados
Um exemplo simples de como a organização impacta no negócio de forma efetiva, comprometendo produtividade e, consequentemente, resultados: histórico consolidado, de fácil acesso e organizado do cliente, é fundamental para criar uma relação de confiança com o parceiro – antecipando-se, por vezes, às suas necessidades. Uma reclamação de um cliente gera um atendimento do SAC. A necessidade de embasamento em documentos probatórios de como o produto ou serviço foi concedido ou realizado para atender a esse cliente. E esses documentos estão no arquivo.
Como falei, além de garantir produtividade e resultados, a gestão dos documentos evita situações muito comuns como espaço (digital e físico) excessivo para os documentos. Também, devemos citar a guarda de documentos desnecessários (já chegamos a descartar 15 toneladas de documentos na organização de um grande arquivo) e muito tempo para arquivar, buscar e descartar documentos.
Suely Dias dos Santos
CEO Técnica Gestão Documental
