O título questionador do ditado popular me vem sempre em mente quando me deparo com profissionais que pedem urgência máxima para a organização dos arquivos de suas empresas. Isso não é um fato novo, nessas mais de três décadas de atuação na Gestão Documental sempre existiu essa urgência, que agora é urgentíssima.

O fato é que a pressa pode ou não ser inimiga da perfeição. Depende de inúmeras variáveis. Na confecção de um contrato para prestação de serviços de digitalização de arquivos, por exemplo, ela pode ser rápida, mas existem parâmetros que são necessários para anteder a agilidade solicitada. Quantas caixas existem no arquivo? De que forma os arquivos estão organizados? Existe um processo estabelecido para a entrada, guarda e descarte? Quais seus parâmetros? Etc. etc.

Quando avalio em retrospectiva a trajetória da TÉCNICA sinto que valeu a pena! Essa história começa quando trabalhava como secretária executiva e percebi a dificuldade e o tempo perdido para encontrar documentos. Isso me levou a estruturar uma metodologia, reconhecida pela Biblioteca Nacional, e que foi a base da minha trajetória empresarial.

Por isso, celebrar a fundação da empresa, agora neste mês de agosto, é reforçar a manutenção do nosso principal valor: oferecer as melhores soluções em Gestão Documental.

Muitos empreendedores à frente de micro e pequenas empresas acreditam que focar na atividade principal será suficiente para o bom desempenho do negócio. Isso se dá, em grande parte dos casos, porque os empreendedores não percebem que a gestão potencializa resultados.

Os negócios podem ter resultados muito positivos, mas, com o passar do tempo, a falta de processos ou – o que mais ocorre – a imprecisão dos processos, por centralização excessiva ou falta de mapeamento completo antes de sua implementação, podem gerar prejuízos e passivos que consomem esses mesmos resultados.

A Gestão de Documentos, historicamente, sempre esteve alinhada aos principais avanços tecnológicos. Vale lembrar que há muito tempo nos referimos a Gestão de Documentos Eletrônicos (GED), que utiliza uma série de soluções tecnológicas para garantir a entrada, saída, descarte, localização e armazenamento de documentos de maneira ágil e eficiente.

Tendo como base essa premissa podemos vislumbrar que a machine learning (aprendizado das máquinas) vai impactar – ou, melhor, já está impactando – as novas soluções que estão sendo estruturadas para os arquivos. E sempre tendo como foco tornar a gestão mais ágil, eficiente e segura para as empresas.

“No Brasil, até o passado é incerto”. A frase é muito conhecida e atribuída ao ex-ministro Pedro Malan. Acredito que tenha sido uma construção coletiva dada as inúmeras vezes que deparamos com situações que deveriam estar resolvidas e paradas no passado, mas que não estão e nos atormentam vez por outra.

Na minha área, deparo com a questão do decreto 10.278 de março de 2020. Ele estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos dos documentos originais. Mas, por enquanto, os gestores têm receio de digitalizar e destruir o papel.

Neste ano, a declaração de Imposto de Renda tem como grande inovação a declaração pré-preenchida, modalidade que vai além da importação de dados da declaração do ano anterior. Ele “puxa” informações atualizadas da base de dados da Receita Federal sobre bens e salários do contribuinte referente ao ano de 2022.

Mas nem todos os documentos estarão na base. É importante guardar todos os documentos, pois podem ser solicitados em caso de a declaração ser inserida na malha fina. Para ficar tranquilo quanto à sua declaração fique atento: os documentos precisam ser guardados por cinco anos para comprovação em caso de investigação da Receita Federal.

Recentemente tive acesso a um grande arquivo de trabalhos acadêmicos. Eram uma infinidade de artigos e informações relevantes com um conteúdo muito interessante. O problema: tudo estava em papel. Acredito, e isso é apenas uma percepção, que, de uns tempos para cá, tudo o que foi produzido já está no espaço virtual, em diferentes formatos, e disponíveis para consulta. Mas, fica a pergunta: e as produções mais antigas, que formaram a base do conhecimento atual? Estão disponíveis para fácil consulta?

Imagine saber exatamente de que lavra veio o ouro do seu anel? Ou consultar um QR Code para saber todo o caminho percorrido pela farinha de trigo, desde a semeadura do trigo, que vai usar para fazer um pão caseiro? Isso é absolutamente possível – tanto que algumas iniciativas nesse sentido já existem – mas ainda muito aquém das possibilidades tecnológicas disponíveis hoje no mercado.

Um dos pilares dessa fiscalização de que o consumidor pode fazer é tornar todo o processo digitalizado. Ao transformar dados físicos em dados digitais, fica muito mais fácil monitorar todo o processo. Penso que isso não deveria ser de interesse apenas de cidadãos que querem práticas mais sustentáveis. Deveria ser de interesse do Estado, como ferramenta imprescindível para, por exemplo, reinventar políticas fiscal e tributária.

É interessante como sempre que se noticia grandes problemas contáveis (dolosos ou não), a base com muita frequência está nos documentos das próprias empresas (ou no “sumiço” deles em alguns casos).

Mesmo na gestão pública são os documentos responsáveis por nos trazer uma visão mais consistente dos fatos. A falta deles, em geral, prejudica futuras gestões por eliminar registros que deveriam servir como base para a tomada de decisões. Também não deixa de ser interessante que, mesmo com sua absoluta relevância para a administração das empresas, essas mesmas empresas se preocupam muito pouco com os arquivos – físicos, digitais, inativos ou ativos.

O ano de 2022 está se encerrando. E este é um bom momento para fazermos um balanço de nossas vidas. Tenho que agradecer imensamente a parceria construída ao longo dos anos com nossos colaboradores e clientes, permitindo que a TÉCNICA celebre 35 anos de atividades.

É um grande desafio estar à frente de uma pequena empresa. Ainda mais, acredito, quando essa empresa atende em sua maioria clientes de grande porte e de diversos segmentos econômicos. Temos que ser muito assertivos e resilientes para atender com excelência as demandas e diretrizes dos clientes, cada qual com seus processos, sua cultura, suas estratégias, suas ferramentas, enfim sua história

Os dicionários de Língua Portuguesa trazem inúmeras definições sobre a palavra Qualidade. Tanto profissional quanto pessoalmente, gosto particularmente daquela que define qualidade como “grau de perfeição, de precisão ou de conformidade a certo padrão”.

A palavra “padrão”, entendo ser fundamental nessa definição. Padrão é volátil, normalmente algo que evolui conforme as necessidades estabelecidas vão sendo atendidas. A partir daí, criam-se outras – em empresas é sinônimo de “melhoria contínua”.

Contratar empresas especializadas em determinados serviços para, principalmente, gerar maior eficiência em setores que não são relacionados ao core business, é uma prática há tempos recorrente no mundo empresarial.

Porém, temos acompanhado um movimento cada vez maior não só por serviços terceirizados considerados operacionais, mas também por serviços considerados mais estratégicos. Ou seja, não estamos falando somente de serviços de facilities, como portaria, limpeza, mas de gestão financeira, serviços de recursos humanos e gerenciamento de documentos.