Não importa o tamanho de sua empresa, uma coisa é certa: ela vai gerar uma série de documentos – em todas as áreas, com importância variada, obrigatórios ou não do ponto de vista legal e cada qual com seu tempo de vida.
Posto isso algumas questões se impõem: como gerenciar esse fluxo de documentos? como mantê-los de forma organizada? como diferenciar, de modo ágil e prático, cada um deles? como resgatá-los? Enfim, poderia continuar essa lista com mais dezenas de questionamentos.
Foi, assim, para responder essas inúmeras perguntas e para estabelecer procedimentos que, em resumo, se estruturou a Gestão Documental.
Se quisermos reforçar a importância da Gestão Documental nas empresas, podemos passar para as consequências de um arquivo (físico ou digital) desorganizado. Podemos contabilizar as inúmeras horas perdidas por profissionais da empresa na guarda, busca e descarte de documentos. Ou seja, perda de produtividade.
Agora, e se esse documento não for encontrado qual a efetiva consequência? Vai depender, evidentemente, do tipo de documento. Pode não ter consequência alguma, porém em muitos casos pode gerar uma multa tributária, a falta de resposta a alguma crise institucional, um processo trabalhista, dentre outras consequências diretas da falta de determinado documento comprovatório.
Mais ainda: desorganizado um arquivo pode estar com documentos desnecessários (na nossa experiência empresarial já chegamos a descartar 50% dos documentos de um arquivo!) gerando, portanto, custos desnecessários.
Evitar passivos
Impacto na produtividade e eficiência, nos custos, na atuação preventiva em multas de toda a ordem, enfim, a Gestão Documental não pode ser resumida a organização documentos, ela está diretamente ligada à ampliação de resultados e não permite gerar passivos futuros.
Softwares de gestão eletrônica de documentos serão cada vez mais comuns – e ainda devemos assistir em breve a revolução da Inteligência Artificial nessa área – mas atenção: não adianta ter a ferramenta eletrônica se não houver uma política consistente de organização de arquivos. Nesse caso, a bagunça física passa a ser digital.
Suely Dias dos Santos
CEO Técnica Gestão Documental
