Notamos em nossa empresa uma grande demanda por serviços de digitalização de documentos nos últimos anos. Grande parte pode ser creditada ao crescente processo de virtualização dos processos administrativos, porém é interessante como a busca também está relacionada ao valor da sustentabilidade.
Para além da economia de espaço (e, portanto, de custos), agilidade na troca de informações, segurança e maior integração de dados, a digitalização é aliada das empresas quando pensamos em não gerar novos documentos em papel, além de outros insumos necessários correlacionados à produção de documentos em papel.
Deixando documentos digitalizados, as empresas contribuem com o meio ambiente. Vejam que na nossa experiência, em alguns casos, descartamos 50% de todo o arquivo físico empresarial existente, o que pode representar algumas toneladas de papel. Sim, toneladas!
Documentos digitalizados de maneira correta podem ser indexados e, assim, geram menor número (ou nenhum) de cópias para consulta, se evita a criação de novos documentos etc.
O processo otimiza muito a Gestão Documental, mas as empresas interessadas devem ficar atentas para a digitalização de forma a atender suas demandas.
O grande ponto ainda é diferenciar escanear e digitalizar, coisas bem diferentes. Em linhas gerais, escanear é um processo no qual se reproduz em formato digital o arquivo em papel, tipo um backup do documento. Digitalizar é mais complexo e busca transformar o arquivo físico num formato digital a ser indexado para consulta, busca e descarte por meio de sistemas de gerenciamento de documentos.
Se sustentabilidade é palavra de ordem; a digitalização pode contribuir para superar esse desafio em sua empresa.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
