Digitalizar amplia sustentabilidade nas empresas


Notamos em nossa empresa uma grande demanda por serviços de digitalização de documentos nos últimos anos. Grande parte pode ser creditada ao crescente processo de virtualização dos processos administrativos, porém é interessante como a busca também está relacionada ao valor da sustentabilidade.

Para além da economia de espaço (e, portanto, de custos), agilidade na troca de informações, segurança e maior integração de dados, a digitalização é aliada das empresas quando pensamos em não gerar novos documentos em papel, além de outros insumos necessários correlacionados à produção de documentos em papel.

Deixando documentos digitalizados, as empresas contribuem com o meio ambiente. Vejam que na nossa experiência, em alguns casos, descartamos 50% de todo o arquivo físico empresarial existente, o que pode representar algumas toneladas de papel. Sim, toneladas!

Documentos digitalizados de maneira correta podem ser indexados e, assim, geram menor número (ou nenhum) de cópias para consulta, se evita a criação de novos documentos etc.

O processo otimiza muito a Gestão Documental, mas as empresas interessadas devem ficar atentas para a digitalização de forma a atender suas demandas.

O grande ponto ainda é diferenciar escanear e digitalizar, coisas bem diferentes. Em linhas gerais, escanear é um processo no qual se reproduz em formato digital o arquivo em papel, tipo um backup do documento. Digitalizar é mais complexo e busca transformar o arquivo físico num formato digital a ser indexado para consulta, busca e descarte por meio de sistemas de gerenciamento de documentos.

Se sustentabilidade é palavra de ordem; a digitalização pode contribuir para superar esse desafio em sua empresa.

Suely Dias dos Santos

CEO da TÉCNICA Gestão Documental