Fundada em 1960 pelos então, primos e sócios, Carlos Fernandes Bernardo e Aquiles Bernardo, a Indústria e Comércio Rouxinol Ltda. iniciou suas atividades no bairro da Freguesia do Ó, em São Paulo, priorizando o desenvolvimento de cordas para instrumentos com qualidade comprovada. Por conta do crescimento, em 1980, a empresa mudou-se para o munícipio de Caieiras, na Grande São Paulo, em uma área construída de 5 mil metros quadrados. Atualmente, conta com 140 profissionais e um portfólio de mais de 100 produtos.
Na esteira desse crescimento, houve a necessidade de investir na Gestão Documental. “Detectamos isso quando passamos a dispensar muito tempo para organizar o arquivo regularmente, e, além do tempo, percebemos que cada profissional arquivava à sua maneira, sem um padrão comum, dificultando posteriormente a consulta destes documentos”, relembra Fátima Sousa, do Departamento Financeiro.
O espaço do arquivo foi crescendo de forma desorganizada, ocasionando perda de produtividade. Foi nesse momento que a Rouxinol estabeleceu uma parceria com a Técnica, com a adesão aos serviços WEBFILE®, com parametrização dos arquivos de acordo com o core business da Rouxinol e gestão em nuvem, por meio do sistema WEBPLUS® BI ALERTAS, que permite o controle total sobre os documentos.
Depois de seis meses de trabalho, “com a orientação da Técnica na parametrização dos arquivos para a inserção no sistema, os resultados já são palpáveis. No momento, estamos nos relatórios contáveis, livros fiscais e impostos. O objetivo é facilitar à procura dos documentos e reduzir o espaço do arquivo”, diz Fátima.
Ela diz, ainda, que o ponto mais relevante deste trabalho foi descobrir uma forma de organizar a documentação, informatizando todos os registros. “A maneira que fazíamos era demorada e não tínhamos controle efetivo da dispensa dos documentos, o que gerava um acúmulo de documentos inúteis”.
A Rouxinol optou por contratar a tecnologia, com consultoria de apoio, e trabalhar com profissionais próprios. “Temos essa flexibilidade operacional de atuar com nossa equipe ou com o time do cliente. A solidez da tecnologia desenvolvida pela Técnica permite resultados positivos em ambas as situações. Agora, estamos avaliando procedimentos para atuar nos arquivos de outras áreas da empresa”, informa Moisés Formariz.
