Gerenciamento de documentos nas PMEs


 

Cada vez mais, as PMEs precisam estar alinhadas a ferramentas gerencias que ampliam a produtividade e, consequentemente, os resultados. Quem me acompanha sabe como esse tema é recorrente neste espaço, pois, como estou à frente de uma pequena empresa há mais de três décadas, sinto ser relevante continuamente incentivar as PME a se estruturem administrativamente.

Durante a pandemia, houve uma verdadeira “corrida” para a digitalização de documentos. Os motivos são os mais variados, mas quero reforçar que esse processo precisa necessariamente ser feito num ambiente de gestão documental.

E que isso significa? Que antes de digitalizar o micro ou pequeno empreendedor deve avaliar que digitalizar é apenas uma parte do processo de gerenciamento de documentos.

Existem opções gratuitas disponíveis para isso, mas a adoção dessas ferramentas gera um impasse que invariavelmente vai gerar problemas num curto espaço de tempo. Primeiro, a digitalização feita sem critério vai simplesmente levar a desorganização dos documentos físicos para o meio digital. Sim, teremos documentos desorganizados digitalmente.

Também não se estrutura um banco para garantir critérios para o futuro do arquivo digital; parece que ele não aumentará – ficará estável depois de terminada a digitalização. Então, só para ficarmos nesses dois pontos: a PME terá seu arquivo desorganizado digitalmente e sem estruturação parametrizada para a inclusão organizada de novos documentos.

Outro ponto é o “digitalizar”. É diferente digitalizar um documento que será acessado e consultado como cópia fiel de um original – e que, portanto, tem implicações legais, de uma simples fotocópia. Existem parâmetros estabelecidos de como a digitalização deve ocorrer para atender tanto os interesses estratégicos das empresas como também para atender a legislação, como o decreto 10.278/2020 que regulamenta a digitalização de documentos para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

O debate é relevante e a avaliação criteriosa do uso de determinada plataforma dentro de uma política interna de gerenciamento estratégico dos documentos deve ser o ponto de partida para garantir a excelência da gestão dos arquivos. Mais do que guardar documentos comprovatórios, hoje os arquivos são fonte de informações estratégicas para a excelência das operações empresariais – importante fazer o dever de casa para evitar situações amargas no futuro.

 

Suely Dias dos Santos

CEO da Técnica Gestão Documental