Documentos e mais documentos. A organização se impõe


Muito se comenta dos aspectos políticos da CPI da Pandemia, porém quero abordar um lado que pode ter passado desapercebido o imenso volume de documentos (arquivos eletrônicos, vídeos, fotos, documentos impressos etc).

Segundo dados da Agência Senado foram analisados 9,4 terabytes. Só para se ter uma ideia 1 tera pode armazenar 500 horas de vídeo em HD e é igual a 1.000 gigabytes. Curioso que a palavra tem origem grega, da palavra “tetra”, que significa quatro; mas também tem outra conexão, de “monstro”.

Para acesso de forma estruturada a um conjunto de documentos desse porte, e num tempo relativamente curto, de forma a saber qual documento/arquivo é relevante (e no próprio documento/arquivo quais trechos importantes) é necessário organização e método.

A estruturação do banco de dados para a entrada organizada dos documentos (e isso vale para todos os arquivos, independentemente do tamanho) vai facilitar todo o processo de armazenamento, busca e descarte. Parece simples, mas, garanto, não é – ainda mais quando existem informações de acesso restrito e, no caso específico dos documentos da CPI, devem atender aos dispositivos da Lei de Acesso à Informação.

Pelo que acompanhei, a gestão documental foi bem gerenciada e permitiu a consolidação de informações que fazem parte do relatório final. Claro que é uma avaliação distante, mas é o que posso avaliar até este momento.

Arquivos são resultado da informação registrada. O resultado da CPI, com seus altos volumes de registros/documentos obtidos em vários meios, serve como um bom exemplo para as empresas sobre a dinâmica da informação, a importância dos registros probatórios e sobre como obter resultados eficientes com o gerenciamento e guarda dos arquivos.

Suely Dias dos Santos

CEO da TÉCNICA Gestão Documental