Centralizar esforços para alcançar a excelência no negócio principal da empresa normalmente abre espaço para a terceirização de serviços não essenciais, mas fundamentais para o bom desempenho da empresa. A guarda de documentos é um desses serviços. Inúmeros documentos são gerados na rotina empresarial e eles precisam ser administrados.
A Gestão Documental atua exatamente para garantir fluidez a esse processo, desde a criação do documento até o seu descarte. E não importa se ele é físico ou digital. Existe uma série de regras, leis e mesmo demandas internas que precisam ser levadas em conta no processo de Gestão Documental.
Como se trata de um serviço específico, muitas empresas optam por terceirizar o arquivo, delegando a um terceiro a atividade de gestão dos documentos. Nesse contexto, as empresas se valem dos serviços de guarda externa, uma opção à gestão dos arquivos na própria empresa. Porém, são necessárias medidas para que a guarda externa não passe, em curto espaço de tempo, de solução para problema, principalmente quanto ao custo de todo o processo.
É importante reforçar que, principalmente para empresas que necessitam abrir espaços nobres para outras atividades, a guarda se torna a opção mais favorável. Ocorre que, muitas vezes, o contratante não avalia questões que vão se impor no futuro e que têm impactos muito relevantes. O primeiro deles, e talvez o mais importante, é se a empresa que contrata possui uma política consolidada de Gestão Documental. A política garante que a empresa, por exemplo, não mande para a guarda documentos inúteis, fora do prazo, enfim não vai guardar o que não precisa ser guardado. Essa medida tem impacto direto na matriz de custos. Nossa experiência indica que empresas sem uma Gestão Documental sólida têm sob seus cuidados até 30% de documentos sem qualquer interesse. Portanto, a empresa pagará mais por documentos absolutamente desnecessários.
Outro ponto, sem organização e sem uma política de solicitação, recebimento e reenvio de documentos físicos, o custo operacional pode ser ampliado até se chegar ao ponto que esse custo se torne totalmente fora dos padrões previstos no início da contratação do serviço de guarda, tornando-se a empresa contratante refém da situação de ter que arcar com os valores fora de controle.
Existem outras variáveis que precisam ser avaliadas com parcimônia antes de efetivamente se terceirizar externamente o arquivo. A solução é recomendável para quem não tem espaço, o ponto é avaliar processos que podem reduzir os custos e, portanto, ser uma estratégia de sucesso.
Suely Dias dos Santos
CEO Técnica Gestão Documental
