Manter conteúdos de arquivos, legados e correntes, organizados (sejam eles físicos ou digitais), controlados e disponíveis para rápida e ágil consulta é um desafio e tanto. E, atenção, devemos ainda contemplar privacidade e, no caso de documentos digitais, acesso a qualquer hora e de qualquer lugar com segurança.
O desafio é ainda maior visto que as empresas, normalmente, não têm profissionais especializados, espaço e tempo para se dedicarem a montar uma estratégia para que a Gestão Documental seja uma ferramenta assertiva para o negócio.
A experiência mostra que a racionalização pode reduzir em até 50% a quantidade de documentos físicos arquivados! Procedimentos para entrada, guarda e descarte de documentos pautados nas necessidades da empresa e nas imposições legais são responsáveis por esses resultados.
E, partindo de um arquivo físico racionalizado, fica muito mais fácil e menos oneroso implementar processos de digitalização e acesso aos arquivos digitais. Assim, com facilidade, se reduz a circulação e o armazenamento de documentos em papel.
Racionalizar é, em resumo, reduzir o “lixo” digital e físico dos arquivos (eliminando duplicidades, descartando o desnecessário etc).
Isso precisa ser pensando seriamente pelas empresas também pela crescente robotização de processos. Portanto, todo o processo, da geração do documento até seu descarte, passando por todas as etapas, pode ser – teoricamente – acompanhado e gerido por robôs.
Processos devem ser pensando urgentemente, pois se não houver organização e controle dos documentos, eles podem não ser rastreáveis ou podem mesmo ser de difícil averiguação. Tudo isso, em tempo, deve ser acompanhando pela legislação vigente.
Temos que levar em conta que a legislação, e isso é completamente aceitável, caminhe em um ritmo mais lento do que as novas tecnologias são criadas e implementadas. Não podemos perder de vista essa realidade.
Racionalizar, entendo, será o pilar que sustentará um arquivo eficiente e menos oneroso.
Suely Dias dos Santos
CEO Técnica Gestão Documental
