É muito comum as empresas investirem na aquisição de soluções tecnológicas inovadoras e capazes de trazer ganhos de produtividade e competitividade para o negócio. Além do investimento na tecnologia, existe também o cuidado com a implementação de procedimentos, normas e controles para que a empresa possa potencializar resultados, não ter desvios nos processos e, como no caso da Gestão Documental, não correr o risco de ser multada – pela não localização de documentos, por exemplo.
Tudo isso é absolutamente correto e está nos manuais das boas práticas corporativas para se garantir uma operação com governança, focada no negócio e preparada para atuar no longo prazo.
Gostaria de introduzir nesse debate a questão do ser humano. É importante lembrar que por trás de cada processo existe um profissional. E o conjunto desses profissionais, as equipes, é que faz efetivamente o negócio girar.
Portanto, o chamado capital humano talvez devesse ser o ponto zero das questões relacionadas à melhoria contínua, representada pela introdução de novas ferramentas, tecnologias ou processos.
Não se trata apenas de capacitar as equipes; treiná-las é a etapa mais, digamos, visível e simples do processo. O que é necessário, a meu ver, é fazer com que as equipes abracem genuinamente os processos e as soluções – e, assim, entreguem resultados. Envolve conscientização de que se determinado processo ou solução está sendo implementado ele vai ajudar a consolidar uma determinada situação que, ao final, vai ser importante para que o negócio tenha continuidade – e assim garanta a viabilidade do negócio e, por consequência, os empregos gerados.
É uma tarefa difícil, sem um programa de prateleira pronto para ser rodado. Exige esforço contínuo das empresas e nas pequenas e médias empresas o esforço é maior ainda, pois com menor capacidade de investimento. Especificamente na Gestão Documental, nossa experiência indica que se pode obter bons resultados a partir da conscientização dos profissionais sobre a importância de gerir bem os documentos. Isso pode ser alcançado por meio de palestras presenciais ou conferências on line (como o webinar) sobre a gestão dos arquivos para os profissionais que vão atuar direta ou indiretamente com o arquivo. Infelizmente, há algum tempo as empresas abandonaram essa prática e as equipes ficaram, então, sem a informação devidamente atualizada.
Sabedores dos ganhos para a empresa e para o seu próprio desenvolvimento profissional, os participantes que têm acesso a esse conhecimento reúnem conteúdo para decidir sobre as estratégias no campo da Gestão Documental e tendem a se comprometer de maneira mais efetiva com os passos seguintes, abrindo caminho para a implementação de uma Central de Documentação, estratégia fundamental para os novos tempos nos quais o excesso de informação requer controles e procedimentos eficientes para minimizar os riscos empresariais.
