Milhões de pessoas ao redor do mundo acompanharam o conclave, a reunião do Colégio de Cardeais para eleger o novo papa. Pois bem, meu ponto é sobre a Gestão Documental. Eles votam, há a contagem dos votos e, logo em seguida, as cédulas são destruídas! Ou seja, a prova documental ficou restrita às pessoas ali presentes. Ok, pelo ritmo da igreja, esse é o processo documental válido, estabelecido há séculos.
Esse modelo, portanto, atende plenamente às necessidades do Vaticano. Mas, no mundo empresarial a realidade é bem diferente – devido à necessidade de comprovação legal e rastreabilidade dos documentos. E é aí que retomamos o paralelo com o conclave: entram em cena a cultura, a história e as expectativas de cada organização.
Precisa guardar um recibo com mais de 30 anos? Objetivamente, não seria necessário. Mas, e se esse recibo for o comprovante de compra do primeiro equipamento de uma empresa familiar que hoje lidera seu mercado? E se ele representar a primeira ação documentada do fundador? Nesse caso, o documento ganha outra dimensão.
A Gestão Documental tem seu lado prático e objetivo: atender às legislações e garantir segurança e eficiência no processo documental. Mas, também, têm seu lado de atender necessidades específicas de cada instituição. Assim como no conclave, em que a leitura dos votos é suficiente e prova documental pode ser destruída, há empresas que têm seus próprios critérios e significados atribuídos aos documentos.
Cultura das empresas
Quando se inicia um trabalho de organização e racionalização de arquivos, a dimensão cultural é um dos fatores relevantes para a continuidade e aceitação do projeto. Cada empresa tem seus “ritos”, e eles devem ser levados em consideração, mesmo que, em alguns casos, estejam em desacordo com o que os especialistas em Gestão Documental consideram mais adequado.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
