Fabricante da tradicional Cachaça 51, a Cia. Müller de Bebidas – CMB terceiriza à Técnica Gestão Documental o gerenciamento completo de seu Arquivo há cerca de 15 anos. A CMB optou por essa solução após avaliações financeiras e para ter controle mais efet
ivo do arquivo, já que poderia atender solicitações de auditorias internas e fiscalizações externas com maior agilidade, além de possuir área disponível na própria empresa.
Em 2018, porém, o prédio onde estava o arquivo, localizado no centro da cidade de Pirassununga (SP), precisou ser desativado para liberação da área. Para tanto, a empresa optou por construir um novo prédio, totalmente alinhado às demandas de um arquivo físico, na área onde está localizada a unidade de produção, no entorno da cidade de Pirassununga.
Trabalho em conjunto
Os profissionais da Técnica trabalharam em conjunto com a CMB para a estruturação do layout do novo prédio. O momento também foi aproveitado para sensibilizar os gestores das áreas para que avaliassem o descarte de papéis, vislumbrando a guarda futura desses documentos em meio digital. “Há um procedimento implementado de entrada e descarte, porém, a ideia era passar um pente-fino para reduzir ao máximo o transporte de documentos, claro que sem comprometer a confiabilidade do arquivo”, diz Moisés Formariz, Gestor de Projetos e Inovação da Técnica.
A transferência total dos documentos foi efetivada em menos de um mês. Atualmente, o novo prédio abriga cerca de 12 mil caixas de documentos (todo o legado da empresa, com destaque para as áreas de RH, Fiscal e Contabilidade) e mais de 10 mil livros contábeis. “Havia uma certa urgência para entregar o prédio antigo, assim houve um grande esforço e todas as etapas e prazos foram cumpridos”, reforça Moisés.
O novo prédio, inaugurado em maio de 2018, tem cerca de 230 metros quadrados construídos, com um pé direito de 6,5 metros, definidos para receber dois pisos de prateleiras.
