Se uma área nas empresas deve se mobilizar quando o assunto é Gestão Documental essa deve ser, com certeza, a de RH. O volume é imenso – em média, 40% do arquivo – e os documentos originais devem ser mantidos legalmente por períodos muito longos, e o extravio de qualquer documento pode gerar passivos desnecessários para a empresa e imensa dor de cabeça para seus empregados ou ex-empregados.
O prontuário do empregado, por exemplo, deve ser arquivado por 35 anos e mantido no original, observando a lei 8.159 de 1991, que regula a política nacional de arquivos.
É claro que os documentos podem ser digitalizados, como estabelecido na lei 12.682 de 2012. Esse procedimento permite consultas ágeis, de qualquer lugar e a qualquer hora, ampliando a produtividade do setor. Mas, o original deve ser arquivado porque não há, legalmente, equiparação em termos judiciais.
Desse breve posicionamento temos dois entendimentos. Primeiro: as soluções implementadas nas empresas para uma eficiente e produtiva Gestão Documental devem passar necessariamente pelo RH, pelo simples fato de ser a área que vai mais demandar essa solução.
Temos diversos exemplos de empresas que optam por soluções baseadas unicamente em padrões da TI que, evidentemente, deve capitanear a avaliação técnica das ferramentas. As melhores práticas indicam que as áreas devem atuar em conjunto para avaliar todos os processos.
Outro ponto é a digitalização como parceira relevante para ampliar a produtividade, situação potencializada neste momento que impôs home office, distanciamento social, entre outras ações preventivas.
A digitalização é, também, muito indicada para quem pretende deixar seus documentos em guarda, visto que reduz as consultas e permite otimização (e, consequentemente, redução de custos) na solicitação de documentos em papel.
Suely Dias dos Santos
CEO Técnica Gestão Documental
