A Guarda de Documentos, um método de terceirização muito válido e aplicado por inúmeras empresas, deve ter como aliada uma forte metodologia de Gestão Documental. Dessa forma, a eficiência do processo será muito maior, com consequente melhora na entrega dos resultados ao cliente final.
É comum ocorrer a exteriorização dos arquivos com a ideia de que haverá gestão sobre os documentos, e não é bem assim. Muitas vezes, os problemas que levaram a buscar uma guarda externa voltam rapidamente a aparecer: perda de documentos e não localização, agora aliadas ao alto custo do espaço externo. A Gestão Documental é uma política da empresa e não do parceiro, política que, inclusive, deve fazer parte da estratégia de Governança Corporativa.
Assim, entre outros inúmeros exemplos que podem ser apresentados, se a expectativa é ter redução de custos, a Gestão Documental ajudará a ampliar o resultado.
Essa sempre foi minha percepção ao avaliar com muito cuidado e critério a atuação das Guardas de Documentos, porém, é uma “percepção” apoiada nas quase três décadas de atuação no segmento de Gestão Documental.
Pesquisa inédita da Guia Business Media, publicada em março, sobre Guarda de Documentos no âmbito de estudos sobre o mercado de gestão de informações indicam que não estou sozinha nesta avaliação: mais da metade (exatos 52,7%) das empresas pesquisadas informam que possuem sistemas de Gestão de Documentos além de utilizarem os serviços de guarda.
Outro número interessante é que das empresas que não usam guardas, 61% o fazem por terem espaço interno para seus documentos em papel. Ter o espaço é uma variável importante para quem precisa arquivar um grande volume de documentos, porém, se não implementar ferramentas de Gestão Documental, também o arquivo ficará, em pouco tempo, desorganizado, pouco eficiente e caro.
Em resumo, a Guarda de Documentos, interna ou externa, sempre deve ser acompanhada por uma eficiente Gestão Documental. Sem ela, o risco de descontrole e, principalmente, o aumento de custos e a falta de geração de valor serão uma constante.
