A Gestão Documental no setor público


Os ganhos mais do que consolidados de uma política de Gestão Documental ainda não chegam com a efetividade necessária no setor público. Por exemplo, o descarte de papéis, que pode chegar a 40% do total do arquivo inativo de uma empresa privada, possivelmente seria semelhante em instituições públicas.

Já fomos consultados e participamos de licitações de transferência de caixas e arquivos e os números são muito altos. Porém, em geral, esses projetos não evoluem para racionalização de arquivos e a aplicação de metodologia, entre outras questões, porque surgem demandas que tornam o processo complexo demais – quando a simplicidade faz toda a diferença.

Lembro de uma pesquisa feita pelo Observatório de Documentos Digitais, publicada em 2017, que consultou, por meio da Lei de Acesso à Informação, 22 ministérios. A avaliação é de que, apesar de existir um mecanismo regular e legal para o descarte de documentos e consequentemente a racionalização de todo o processo de Gestão de Documentos Arquivísticos, ainda temos que caminhar muito para sua efetividade.

Apesar de 91% dos ministérios reportar que existem setores responsáveis pela definição de políticas voltadas à Gestão de Documentos, 86% não possuíam uma Política de Gestão de Documentos implantada ou registrada em documento formal. Esse documento é o norteador de toda a atividade e sem ele é difícil imaginar como as instituições podem se comportar quanto ao tema.

CPAD

Um fato positivo é que 20 ministérios já possuíam a Comissão Permanente de Avaliação dos Documentos (CPAD) órgão interno responsável por validar uma eventual lista de eliminação de documentos públicos. Listagens estas que seguem para aprovação do Arquivo Nacional e, antes de ser eliminados, ainda se faz necessária a publicação de um edital para dar ampla publicidade aos documentos públicos que serão descartados.

Essa dinâmica é suficiente para tornar os arquivos mais eficazes e produtivos. Além do que a acumulação desordenada de documentos no meio físico tende a ser replicada no meio digital. O que está em cheque não é o acumulo de papel, mas sim a falta de procedimentos de gestão. E isso pode ser resolvido, com ganhos à sociedade, com a implementação de políticas sólidas de Gestão Documental.