A Gestão Documental em instituições educacionais: como lidar com esse volume de documentos?


Há muita dúvida quanto à sistemática mais efetiva para a Gestão Documental em instituições educacionais. A questão se inicia já na legislação escolar, na verdade na falta dela, para orientar procedimentos.

É importante citar que, claro, documentos previdenciários, trabalhistas etc são comuns a todas as empresas e, também, para as escolas. As dúvidas recaem sobre os documentos escolares, como livros de matrículas, histórico escolar, dentre outros.

O adequado é organizar e implementar uma Gestão Documental, processo que envolve, entre outros pontos, indexação, tempo de guarda e avaliação de documentos que podem ser digitalizados e arquivados em nuvem.

Nossa atuação no mercado nos levou a desenvolver uma tabela de temporalidade de documentos escolares para definir, em conjunto com o cliente, se os documentos são de guarda permanente ou temporária – e quanto tempo devem ser guardados, sempre procurando preservar e garantir a veracidade das informações relativas aos alunos.

Esse conhecimento foi colocado em prática no projeto desenvolvido para o Colégio São Luís, de São Paulo, no qual foi desenvolvida uma dinâmica documental que atendesse às diferentes necessidades de todas as áreas do colégio, desde a secretaria escolar até os departamentos financeiro e de gestão de pessoas.

O projeto, que durou cerca de 12 meses, levou a redução do espaço ocupado pelo arquivo em quase 50% (de 150 metros quadrados para cerca de 78 metros quadrados).