O tema é recorrente, mas merece ser revisitado: os serviços de armazenamento de documentos em nuvem são, como dizem, um caminho sem volta. Agora, neste momento, o importante para sua empresa é avaliar qual caminho e como segui-lo.
Os serviços em nuvem têm potencialmente atrativos muito relevantes: redução de custos, simplificação de processos, grande capacidade de armazenamento de dados – isso tudo num mercado que exige cada vez mais celeridade e compartilhamento de informações.
Agora há de se pensar em alguns pontos fundamentais para que a utilização da nuvem não traga mais dores de cabeça para os gestores. E alguns pontos são tão básicos que saltam aos olhos. Há de se considerar a legislação (para não descartar documentos físicos que ainda devem ser armazenados nesse formato), ferramentas de segurança (quem pode acessar, quem compartilha, quem pode alterar ou renomear pastas, por exemplo) e, principalmente, a organização desses arquivos digitais.
Sem organização e uma política consistente de arquivos, as dificuldades encontradas no arquivo físico serão repassadas (e potencializadas!) nos arquivos digitais.
Não me espantaria se, em algum momento no futuro, formos chamados para organizar e racionalizar um arquivo em nuvem e descartamos 50% do conteúdo. Sim, essa possibilidade existe, e já descartamos até mais de arquivos físicos de empresas.
A questão não é se sua empresa vai ou não usar os serviços de gestão documental em nuvem. É se a estratégia adotada para armazenar arquivos em nuvem será efetiva e trará ganhos de produtividade para sua empresa.
Suely Dias dos Santos
CEO Técnica Gestão Documental
