Acompanhamos atualmente diversos eventos que t\u00eam, em sua base, a apresenta\u00e7\u00e3o de provas documentais, ferramenta fundamental no nosso ordenamento jur\u00eddico para a institui\u00e7\u00e3o de responsabilidades. No dia a dia das empresas isso n\u00e3o \u00e9 diferente. \u00c9 necess\u00e1ria uma sistematiza\u00e7\u00e3o adequada do processo de controle sobre os documentos gerados (desde sua cria\u00e7\u00e3o at\u00e9 seu descarte).<\/p>\n
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Se imp\u00f5e deixar claro: o documento \u00e9 prova que garante consist\u00eancia \u00e0 informa\u00e7\u00e3o, sendo a representa\u00e7\u00e3o do fato. Portanto, fica evidente sua relev\u00e2ncia em qualquer demanda que exija comprova\u00e7\u00e3o, e garantir sua autenticidade tamb\u00e9m se faz necess\u00e1rio. Isso ficou mais evidente com a migra\u00e7\u00e3o dos documentos do meio f\u00edsico para o meio digital, al\u00e9m, claro, dos documentos que j\u00e1 s\u00e3o criados no meio digital.<\/p>\n
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Uma prova documental \u00e9 a mais forte constata\u00e7\u00e3o de que determinada situa\u00e7\u00e3o \/ a\u00e7\u00e3o \/ fato alegado realmente ocorreu. Documento \u00e9 hist\u00f3ria e deve ser entendido como todo o conjunto de informa\u00e7\u00f5es que a humanidade vem registrando desde os prim\u00f3rdios, podendo ser, por exemplo, desde as pinturas rupestres at\u00e9 a grava\u00e7\u00e3o de sons do espa\u00e7o.<\/p>\n
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A consist\u00eancia dos documentos, no caso das empresas, \u00e9 determinante para evitar, por exemplo, demandas dos \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos, de empregados e de outras empresas, em situa\u00e7\u00f5es de contesta\u00e7\u00e3o ou solicita\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es. Quando ainda os documentos eletr\u00f4nicos n\u00e3o eram comuns, no in\u00edcio deste s\u00e9culo, lembro de uma grande empresa que passava por uma auditoria solicitada pela Receita Federal, um procedimento regular e comum.<\/p>\n
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Ocorre que v\u00e1rios dos documentos solicitados pelo \u00f3rg\u00e3o n\u00e3o estavam sendo encontrados, o que possivelmente geraria multas e at\u00e9 outras implica\u00e7\u00f5es jur\u00eddicas. Foi iniciado, ent\u00e3o, uma busca ativa no arquivo e, com uma solicita\u00e7\u00e3o de extens\u00e3o de prazo, foi poss\u00edvel localiz\u00e1-los. Basicamente, uma falta de procedimento na inclus\u00e3o dos documentos no arquivo inativo gerou essa crise.<\/p>\n
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Existem outros in\u00fameros exemplos de como o documento f\u00edsico e\/ou digital deve ser tratado como uma prova, pois independentemente de seu conte\u00fado, ele pode ser solicitado dentro dos par\u00e2metros legais estabelecidos para determinado documento. Arquivar suas provas de maneira adequada, rastre\u00e1vel e com confiabilidade da autenticidade reduz espa\u00e7o para eventuais passivos.<\/p>\n
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Suely Dias dos Santos<\/p>\n
CEO da T\u00e9cnica Gest\u00e3o Documental<\/p>\n
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Acompanhamos atualmente diversos eventos que t\u00eam, em sua base, a apresenta\u00e7\u00e3o de provas documentais, ferramenta fundamental no nosso ordenamento jur\u00eddico para a institui\u00e7\u00e3o de responsabilidades. No dia a dia das empresas isso n\u00e3o \u00e9 diferente. \u00c9 necess\u00e1ria uma sistematiza\u00e7\u00e3o adequada do processo de controle sobre os documentos gerados (desde sua cria\u00e7\u00e3o at\u00e9 seu descarte), para atender eventuais demandas de \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos, de empregados e de outras empresas, evitando a cria\u00e7\u00e3o de passivos.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"template":"","class_list":["post-853","noticias","type-noticias","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"\n