Se uma \u00e1rea nas empresas deve se mobilizar quando o assunto \u00e9 Gest\u00e3o Documental essa deve ser, com certeza, a de RH. O volume \u00e9 imenso \u2013 em m\u00e9dia, 40% do arquivo \u2013 e os documentos originais devem ser mantidos legalmente por per\u00edodos muito longos, e o extravio de qualquer documento pode gerar passivos desnecess\u00e1rios para a empresa e imensa dor de cabe\u00e7a para seus empregados ou ex-empregados.<\/p>\n
O prontu\u00e1rio do empregado, por exemplo, deve ser arquivado por 35 anos e mantido no original, observando a lei 8.159 de 1991, que regula a pol\u00edtica nacional de arquivos.<\/p>\n
\u00c9 claro que os documentos podem ser digitalizados, como estabelecido na lei 12.682 de 2012. Esse procedimento permite consultas \u00e1geis, de qualquer lugar e a qualquer hora, ampliando a produtividade do setor. Mas, o original deve ser arquivado porque n\u00e3o h\u00e1, legalmente, equipara\u00e7\u00e3o em termos judiciais.<\/p>\n
Desse breve posicionamento temos dois entendimentos. Primeiro: as solu\u00e7\u00f5es implementadas nas empresas para uma eficiente e produtiva Gest\u00e3o Documental devem passar necessariamente pelo RH, pelo simples fato de ser a \u00e1rea que vai mais demandar essa solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Temos diversos exemplos de empresas que optam por solu\u00e7\u00f5es baseadas unicamente em padr\u00f5es da TI que, evidentemente, deve capitanear a avalia\u00e7\u00e3o t\u00e9cnica das ferramentas. As melhores pr\u00e1ticas indicam que as \u00e1reas devem atuar em conjunto para avaliar todos os processos.<\/p>\n
Outro ponto \u00e9 a digitaliza\u00e7\u00e3o como parceira relevante para ampliar a produtividade, situa\u00e7\u00e3o potencializada neste momento que imp\u00f4s home office, distanciamento social, entre outras a\u00e7\u00f5es preventivas.<\/p>\n
A digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9, tamb\u00e9m, muito indicada para quem pretende deixar seus documentos em guarda, visto que reduz as consultas e permite otimiza\u00e7\u00e3o (e, consequentemente, redu\u00e7\u00e3o de custos) na solicita\u00e7\u00e3o de documentos em papel.<\/p>\n
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Suely Dias dos Santos<\/p>\n
CEO T\u00e9cnica Gest\u00e3o Documental<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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