{"id":422,"date":"2019-07-15T11:20:39","date_gmt":"2019-07-15T14:20:39","guid":{"rendered":"http:\/\/www.tecnica.com.br\/site\/?post_type=noticias&p=294"},"modified":"2019-07-15T11:20:39","modified_gmt":"2019-07-15T14:20:39","slug":"terceirizar-arquivos-sem-analise-critica-do-processo-pode-gerar-problemas-futuros","status":"publish","type":"noticias","link":"https:\/\/www.tecnica.com.br\/site\/noticias\/terceirizar-arquivos-sem-analise-critica-do-processo-pode-gerar-problemas-futuros\/","title":{"rendered":"Terceirizar arquivos sem an\u00e1lise cr\u00edtica do processo pode gerar problemas futuros"},"content":{"rendered":"

Centralizar esfor\u00e7os para alcan\u00e7ar a excel\u00eancia no neg\u00f3cio principal da empresa normalmente abre espa\u00e7o para a terceiriza\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os n\u00e3o essenciais, mas fundamentais para o bom desempenho da empresa. A guarda de documentos \u00e9 um desses servi\u00e7os. In\u00fameros documentos s\u00e3o gerados na rotina empresarial e eles precisam ser administrados.<\/p>\n

A Gest\u00e3o Documental atua exatamente para garantir fluidez a esse processo, desde a cria\u00e7\u00e3o do documento at\u00e9 o seu descarte. E n\u00e3o importa se ele \u00e9 f\u00edsico ou digital. Existe uma s\u00e9rie de regras, leis e mesmo demandas internas que precisam ser levadas em conta no processo de Gest\u00e3o Documental.<\/p>\n

Como se trata de um servi\u00e7o espec\u00edfico, muitas empresas optam por terceirizar o arquivo, delegando a um terceiro a atividade de gest\u00e3o dos documentos. Nesse contexto, as empresas se valem dos servi\u00e7os de guarda externa<\/a>, uma op\u00e7\u00e3o \u00e0 gest\u00e3o dos arquivos na pr\u00f3pria empresa. Por\u00e9m, s\u00e3o necess\u00e1rias medidas para que a guarda externa n\u00e3o passe, em curto espa\u00e7o de tempo, de solu\u00e7\u00e3o para problema, principalmente quanto ao custo de todo o processo.<\/p>\n

\u00c9 importante refor\u00e7ar que, principalmente para empresas que necessitam abrir espa\u00e7os nobres para outras atividades, a guarda se torna a op\u00e7\u00e3o mais favor\u00e1vel. Ocorre que, muitas vezes, o contratante n\u00e3o avalia quest\u00f5es que v\u00e3o se impor no futuro e que t\u00eam impactos muito relevantes. O primeiro deles, e talvez o mais importante, \u00e9 se a empresa que contrata possui uma pol\u00edtica consolidada de Gest\u00e3o Documental. A pol\u00edtica garante que a empresa, por exemplo, n\u00e3o mande para a guarda documentos in\u00fateis, fora do prazo, enfim n\u00e3o vai guardar o que n\u00e3o precisa ser guardado. Essa medida tem impacto direto na matriz de custos. Nossa experi\u00eancia indica que empresas sem uma Gest\u00e3o Documental s\u00f3lida t\u00eam sob seus cuidados at\u00e9 30% de documentos sem qualquer interesse. Portanto, a empresa pagar\u00e1 mais por documentos absolutamente desnecess\u00e1rios.<\/p>\n

Outro ponto, sem organiza\u00e7\u00e3o e sem uma pol\u00edtica de solicita\u00e7\u00e3o, recebimento e reenvio de documentos f\u00edsicos, o custo operacional pode ser ampliado at\u00e9 se chegar ao ponto que esse custo se torne totalmente fora dos padr\u00f5es previstos no in\u00edcio da contrata\u00e7\u00e3o do servi\u00e7o de guarda, tornando-se a empresa contratante ref\u00e9m da situa\u00e7\u00e3o de ter que arcar com os valores fora de controle.<\/p>\n

Existem outras vari\u00e1veis que precisam ser avaliadas com parcim\u00f4nia antes de efetivamente se terceirizar externamente o arquivo. A solu\u00e7\u00e3o \u00e9 recomend\u00e1vel para quem n\u00e3o tem espa\u00e7o, o ponto \u00e9 avaliar processos que podem reduzir os custos e, portanto, ser uma estrat\u00e9gia de sucesso.<\/p>\n

 <\/p>\n

Suely Dias dos Santos<\/p>\n

CEO T\u00e9cnica Gest\u00e3o Documental<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Terceirizar o arquivo para uma guarda externa pode ser uma solu\u00e7\u00e3o relevante, principalmente para quem deseja abrir espa\u00e7os nobres na empresa para outros fins. Por\u00e9m, \u00e9 necess\u00e1rio alguns cuidados para que o processo atenda integralmente o previsto pelas empresas.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"template":"","class_list":["post-422","noticias","type-noticias","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"\nTerceirizar arquivos sem an\u00e1lise cr\u00edtica do processo pode gerar problemas futuros - T\u00e9cnica Gest\u00e3o Documental<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Empresa especializada em Gest\u00e3o Documental, oferece servi\u00e7os para a organiza\u00e7\u00e3o de arquivos f\u00edsicos ou digitais, desde o diagn\u00f3stico at\u00e9 a terceiriza\u00e7\u00e3o.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.tecnica.com.br\/site\/noticias\/terceirizar-arquivos-sem-analise-critica-do-processo-pode-gerar-problemas-futuros\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pt_BR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Terceirizar arquivos sem an\u00e1lise cr\u00edtica do processo pode gerar problemas futuros - 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