A Guarda de Documentos, um m\u00e9todo de terceiriza\u00e7\u00e3o muito v\u00e1lido e aplicado por in\u00fameras empresas, deve ter como aliada uma forte metodologia de Gest\u00e3o Documental. Dessa forma, a efici\u00eancia do processo ser\u00e1 muito maior, com consequente melhora na entrega dos resultados ao cliente final.<\/p>\n
\u00c9 comum ocorrer a exterioriza\u00e7\u00e3o dos arquivos com a ideia de que haver\u00e1 gest\u00e3o sobre os documentos, e n\u00e3o \u00e9 bem assim. Muitas vezes, os problemas que levaram a buscar uma guarda externa voltam rapidamente a aparecer: perda de documentos e n\u00e3o localiza\u00e7\u00e3o, agora aliadas ao alto custo do espa\u00e7o externo. A Gest\u00e3o Documental \u00e9 uma pol\u00edtica da empresa e n\u00e3o do parceiro, pol\u00edtica que, inclusive, deve fazer parte da estrat\u00e9gia de Governan\u00e7a Corporativa.<\/p>\n
Assim, entre outros in\u00fameros exemplos que podem ser apresentados, se a expectativa \u00e9 ter redu\u00e7\u00e3o de custos, a Gest\u00e3o Documental ajudar\u00e1 a ampliar o resultado.<\/p>\n
Essa sempre foi minha percep\u00e7\u00e3o ao avaliar com muito cuidado e crit\u00e9rio a atua\u00e7\u00e3o das Guardas de Documentos, por\u00e9m, \u00e9 uma \u201cpercep\u00e7\u00e3o\u201d apoiada nas quase tr\u00eas d\u00e9cadas de atua\u00e7\u00e3o no segmento de Gest\u00e3o Documental.<\/p>\n
Pesquisa in\u00e9dita da Guia Business Media, publicada em mar\u00e7o, sobre Guarda de Documentos no \u00e2mbito de estudos sobre o mercado de gest\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es indicam que n\u00e3o estou sozinha nesta avalia\u00e7\u00e3o: mais da metade (exatos 52,7%) das empresas pesquisadas informam que possuem sistemas de Gest\u00e3o de Documentos al\u00e9m de utilizarem os servi\u00e7os de guarda.<\/p>\n
Outro n\u00famero interessante \u00e9 que das empresas que n\u00e3o usam guardas, 61% o fazem por terem espa\u00e7o interno para seus documentos em papel. Ter o espa\u00e7o \u00e9 uma vari\u00e1vel importante para quem precisa arquivar um grande volume de documentos, por\u00e9m, se n\u00e3o implementar ferramentas de Gest\u00e3o Documental, tamb\u00e9m o arquivo ficar\u00e1, em pouco tempo, desorganizado, pouco eficiente e caro.<\/p>\n
Em resumo, a Guarda de Documentos, interna ou externa, sempre deve ser acompanhada por uma eficiente Gest\u00e3o Documental. Sem ela, o risco de descontrole e, principalmente, o aumento de custos e a falta de gera\u00e7\u00e3o de valor ser\u00e3o uma constante.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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