guarda externa dos documento<\/a>s, instrumento muito v\u00e1lido diante de arquivos que ocupam espa\u00e7os internos que podem ser utilizados de outras formas.<\/p>\nAparentemente \u00e9 uma solu\u00e7\u00e3o eficiente, por\u00e9m temos que avaliar para al\u00e9m da \u201centrega\u201d dos documentos nas m\u00e3os de terceiros. Operacionalizar esse arquivo em ambiente externo traz in\u00fameros pontos de aten\u00e7\u00e3o, com destaque para a organiza\u00e7\u00e3o cont\u00ednua do arquivo.<\/p>\n
Ou seja, deve-se estabelecer um processo que garanta a entrada, localiza\u00e7\u00e3o e descarte de todos os documentos, de maneira a atender a legisla\u00e7\u00e3o e as diretrizes da empresa. Pode parecer simples, mas est\u00e1 longe disso.<\/p>\n
Redu\u00e7\u00e3o da efic\u00e1cia dos processos<\/strong><\/p>\nCom o passar do tempo, perde-se a efic\u00e1cia dos processos, e isso t\u00eam causas diversas como a troca de gestor da empresa contratada, a falta de avalia\u00e7\u00e3o cont\u00ednua dos processos, fluxos de trabalho inconclusivos, perda do hist\u00f3rico decis\u00f3rio, mudan\u00e7as nos protocolos com decis\u00f5es que geram aumento exagerado de custo etc.<\/p>\n
A situa\u00e7\u00e3o pode, inclusive, se tornar cr\u00edtica, com perda de documentos, altos custos e completo descontrole sobre o arquivo externo. Para evitar esse cen\u00e1rio \u00e9 relevante adotar uma metodologia de trabalho e estabelecer pol\u00edticas para o arquivo que dar\u00e3o norte aos processos arquiv\u00edsticos e facilitam sua supervis\u00e3o.<\/p>\n
A T\u00e9cnica j\u00e1 entregou arquivos organizados e com processos consolidados para guardas por orienta\u00e7\u00e3o de clientes e, alguns anos depois, nos retornam reportando a perda da organiza\u00e7\u00e3o e parametriza\u00e7\u00e3o existentes.<\/p>\n
Refor\u00e7o, a guarda externa de documentos \u00e9 uma ferramenta extremamente v\u00e1lida e pode contribuir em muito para a efici\u00eancia do arquivo. O que n\u00e3o pode ocorrer \u00e9 deixar de supervision\u00e1-lo continuamente.<\/p>\n
Suely Dias dos Santos<\/p>\n
CEO da T\u00c9CNICA Gest\u00e3o Documental<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Documentos ocupam espa\u00e7o, muito espa\u00e7o nas empresas. Apesar da legisla\u00e7\u00e3o j\u00e1 prever a digitaliza\u00e7\u00e3o e guarda em nuvem, por muito tempo vamos conviver com documentos f\u00edsicos. Existe a possibilidade de digitaliza\u00e7\u00e3o \u2013 seguindo toda a legisla\u00e7\u00e3o e sistematizando os documentos virtualmente para que sejam rastre\u00e1veis com seguran\u00e7a e efic\u00e1cia.<\/p>\n
Quero focar, por\u00e9m, na guarda externa dos documentos, instrumento muito v\u00e1lido diante de arquivos que ocupam espa\u00e7os internos que podem ser utilizados de outras formas.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"template":"","class_list":["post-1148","noticias","type-noticias","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"\n
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