Nos \u00faltimos anos, presenciamos uma expans\u00e3o de servi\u00e7os virtuais gratuitos que funcionam como reposit\u00f3rios de documentos digitais para compartilhamento. Seu uso \u00e9 muito v\u00e1lido e tem valor importante para trabalhos em grupos. Ocorre que esse uso est\u00e1 levando a constru\u00e7\u00e3o de um risco empresarial dos mais complexos.<\/p>\n
A situa\u00e7\u00e3o que se imp\u00f5e \u00e9 que, de fato, os profissionais est\u00e3o criando arquivos paralelos aos arquivos da empresa. E isso tem aumentado muito tamb\u00e9m por conta do maior trabalho em home office.<\/p>\n
Criar arquivos em reposit\u00f3rios de documentos digitais n\u00e3o \u00e9 um problema em si. Ele come\u00e7a a virar um problema quando o profissional deixa de arquivar documentos nos canais oficiais da empresa, por exemplo. Ou, ainda, um grupo de profissionais cria um processo unicamente na plataforma gratuita e n\u00e3o leva essa informa\u00e7\u00e3o para os arquivos da empresa. Sem isso, n\u00e3o h\u00e1 garantia de hist\u00f3rico oficial para aquele processo.<\/p>\n
Evidente que haver\u00e1, no m\u00e9dio e longo prazo, problemas documentais \u2013 principalmente se houver a necessidade de comprova\u00e7\u00e3o de determinadas a\u00e7\u00f5es ou de um hist\u00f3rico de como se estabeleceu determinada atividade.<\/p>\n
Trabalhar e arquivar usando plataformas digitais gratuitas para documentos \u00e9 uma op\u00e7\u00e3o, por\u00e9m a empresa precisa ter procedimentos tamb\u00e9m para o uso dessas plataformas. O risco, ressalto, \u00e9 n\u00e3o levar os documentos criados nessas plataformas para os canais formais da empresa.<\/p>\n