Destruição de documentos, cuidados nem sempre seguidos


O filme Argo, grande sucesso de público e crítica – levou o Oscar de melhor filme, melhor roteiro adaptado e melhor edição em 2013 –, que relata o resgate de diplomatas norte-americanos de Teerã, em 1979, tem uma curiosa cena de “reconstrução” de documentos em papel destruídos apressadamente na Embaixada dos Estados Unidos.

Saindo desse suspense para a vida empresarial, a destruição de documentos é uma etapa importante, mas poucas vezes seguida a risca, da Gestão Documental. É evidente que a destruição de documentos deve ser algo que mereça cuidado, em função da segurança e confidencialidade.

Um excelente documento que trata do assunto é a norma alemã DIN 66399 – Destruição de Suportes de Dados. Padrão europeu para a segurança na destruição de documentos, a norma estabelece três classes de proteção (normal, alta e máxima), indica sete níveis de segurança e faz uma interligação entre esses dois eixos. Ela trata de todos os materiais (microfilmes, papel, CDs, discos rígidos etc) e indica as dimensões máximas das partículas resultantes da trituração, entre outros aspectos.

No caso do papel, por exemplo, algumas empresas encaminham para terceiros a trituração dos documentos. Porém, existem questionamentos: os documentos estão listados por classe de proteção? Todos os documentos serão descartados de forma semelhante? Enfim, o processo é, ou deveria ser, iniciado quando o documento entra no arquivo. Nesse momento ele deve ser avaliado por classe de proteção (para consulta e, posteriormente, para descarte).

Portanto, livre-se dos documentos que não precisam ser arquivados, mas avalie como eles serão descartados. Essa é uma questão estratégica para sua empresa.

 

Suely Dias dos Santos

Diretora da Técnica Gestão Documental